지난 포스트에 이어서 회의록을 작성하는 노하우를 주제로 이어가겠습니다. 지난 포스트에서는 회의록의 필요성과 구성요소, 그리고 작성방법 등을 설명해 드렸었습니다. 아직 읽어보지 못하셨다면, 먼저 읽어보시기를 추천드립니다!
보고서 작성 노하우 - 회의록 작성하기 (1/2)
이번 포스트에서는 회의록을 작성하는 방법에 대해서 다루어보려고 합니다. 최근 진행한 미팅에서 회의록을 전달받았는데.. 누가 무슨 이야기를 했는지를 녹취한 수준으로 정리된 내용을 받고
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앞선 글에서 회의록은 회의 결과와 F/u사항을 공유하는 측면에서 필요하다고 말씀드렸고, 회의마다 목적과 주요 내용이 다르기 때문에 회의록도 각 특성에 따라 작성방식이나 내용이 달라질 수 있다고 말씀드렸습니다.
회의의 목적, 참석자, 주제 등 다양한 상황을 고려해서 ① 회의록 작성여부, ② 작성 도구, ③ 작성 내용, ④ 커뮤니케이션 방식 등 다양한 것을 결정해야 합니다. 상황에 따라 케이스 바이 케이스인 경우가 많아 정답지를 제시하기는 어렵겠지만, 그래도 대표적으로 빈번하게 수행하게 되는 회의의 유형에 따라서 제가 생각하는 정답에 가까운 선택지를 말씀드리겠습니다.
1. 실무자 간 회의
가장 자주 하는 회의가 아닐까 싶습니다. 같은 조직(부서 또는 TF)에서 같은 업무를 수행하는 실무자 간에 업무 내용과 방향을 협의하는 회의의 경우 별도로 회의록을 작성하지 않아도 될 수 있습니다.
서로 간에 역할과 업무가 분장되어 있는 상태에서는 실무적인 협의사항은 회의를 통해 인지를 한다고 생각하고 회의 이후에 각자 수행하기로 한 내용들에 대해서만 Action Item으로 공유하고 관리하면 된다고 생각합니다.
이 경우에는 아래의 예시와 같이 별도 문서를 만들 필요는 없고, 메일이나 협업 Tool(Slack, Jira/Confluence, 메신저 등 워크스페이스)을 활용해서 Action Item을 기록하고 담당자가 인지한 상태로 업무가 수행되는 것을 관리하면 됩니다.
| [실무자 회의록 작성 예시] ■ AAA 미팅 결과 ('24.02.01) - #123 건은 유관부서 통보 후 진행하는 것으로 결정 → aa, bb, cc팀에 관련 내용 통보 (홍길동 프로, ~0/00일) - 진행경과 및 향후 추진방향 보고 준비 (0/00일 대표이사 보고) → 보고서 초안 작성 후 공유 (김장군 프로, ~0/00일) → 현황분석 엑셀 자료 정비 (최대감 프로, ~0/00일) → 대표이사 일정 어레인지 (강감찬 프로, ~0/00일) |
마찬가지로 조직 내 상급자와의 회의 시에도 Action Item 관리가 가능한 정도로만 공유하는 것이 효율적이라고 생각합니다.
2. 타 조직과의 회의
서로의 역할이 다른 타 조직과의 회의라면, 대다수의 회의 주제가 R&R 또는 업무방향에 대한 협의일 것입니다. 서로 간의 입장차이가 있기 때문에 이를 조율하기 위해서 회의를 진행하는 것일 텐데요. 이 경우에는 회의록이 필요합니다.
회의 시 협의되어 결정된 사항들에 대해서 다시 한번 안내해서 공식화하고, 앞으로 각 조직에서 추진해야 하는 Action Item들을 명시해서 책임을 부여하는 방법으로 회의록을 활용하는 것입니다.
때문에 별도 문서로 회의록을 정리하여 공식적인 자료임을 표현하고, 이를 메일을 통해 상호 공유하면서 협의를 통해 결정된 사항임을 명확히 하며 책임을 나눌 필요가 있습니다.
| [조직간 회의록 작성 예시] 제목 : BBB 협의 결과 일시 : 2024.00.00 참석 : 가나다사업팀 000 팀장, 000 파트장, 000 프로 사업지원팀 000팀장, 000 파트장, 000 프로 내용 : - A社 발주건은 주요 전략사업임으로 사업 참여하는 것으로 의사결정 - 현재 가나다사업팀의 가용인력이 제한적인 상황임으로 제안시점(~0월)까지는 사업지원팀 000 프로가 PM역할 수행 ※ 가나다사업팀 000 프로가 기존 프로젝트 릴리즈 되는 시점에 PM이관 - 발생원가는 가나다사업팀에 귀속 Action Item : - 제안TF 구성 및 경영진 보고 (~0/00, 가나다사업팀) - 000 프로 발령처리 (~0/00, 사업지원팀) - 프로젝트 코드 생성 및 행정처리 (~0/00, 000프로) |
이 경우에도 녹취록 형태의 회의록보다는 결정사항에 대해서만 요약해서 정리하는 방식이 바람직합니다. 하지만 첨예한 이슈사항에 대해서 타결이 이루어지는 경우처럼, 공식적인 결정사항이라는 것을 확실하게 할 수 있는 발언이 있었다면 해당 발언을 회의록에 인용하는 것도 좋은 방식이라고 할 수 있습니다.
3. 경영진 회의
역할에 따라서 빈번하게 발생하거나, 전혀 발생하지 않을 수 있는 회의입니다. 저는 전사 지원부서에서 기획업무를 수행 중이다 보니까 불행하게도(?) C레벨 대상으로 한 보고뿐만 아니라 같이 진행하는 회의도 자주 있는 편입니다.
경영진으로 대상으로 하는 보고회 또는, 여러 의사결정자들이 모여 논의하는 토론회 형식의 회의가 경영진 회의의 유형이 될 텐데요. 아무래도 경영진의 의사결정사항이나 방향성들은 업무추진에 최우선 고려사항 중 하나가 되기 때문에 회의록이 중요할 것입니다. 그리고 그중에서도 가장 중요한 것은 Action Item입니다.
당연하게도 회의에서 경영진이 의사결정한 사항, 또는 지시한 사항에 맞추어 업무의 방향이나 해야 할 일이 결정되기 때문에 Action Item들이 정리되어 공유되어야 하며, 공식적인 업무 지시사항이기 때문에 포맷을 갖추어 공유되는 것이 바람직합니다.
따라서, 2번의 조직 간 회의록과 유사한 포맷으로 작성하는 것이 적절하다고 할 수 있습니다. 하지만 경영진 회의에서는 일부 녹취록 형태의 회의록을 활용하는 경우도 있는데요. 경영전략에 대한 방향성이나 의사결정 사항에 대한 경영진의 의도를 공유하기 위해서 메시지를 그대로 전달할 필요가 있을 수 있습니다.
| [경영진 회의록 작성 예시] 제목 : ABC 사업건 CEO 보고 결과 및 F/U 일시 : 2024.00.00 참석 : CFO, 가나다사업팀장, 사업지원팀장 내용 : - "ABC 사업은 수익성보다도 레퍼런스 확보차원에서 유의미한 사업, 관련 조직간 힘을 모아서 반드시 수주해야한다." - CEO - "지원이 필요한 부분은 정리해서 요청하라, 사람이던, 자재던 어떻게든 구해다 주겠음" - CFO - "필요하다면 C-lv 미팅을 해서라도 영업하겠다"- CEO Action Item : - ABC사업 수주전략 구체화 및 보고 (가나다사업팀) - 지원 필요사항 확인 후 지원 (사업지원팀) - C-Level 미팅 운영방안 수립 (가나다사업팀) |
위의 예시처럼, 경영진의 메시지를 그대로 인용함에 따라서 그 무게감을 더할 수 있기 때문에 타 조직과의 협업이라던지 업무를 진행하는 것이 원활히 이루어질 수 있습니다.
지난 포스트부터 2개 포스트에 걸쳐서 회의록을 작성하는 방법에 대해 말씀드렸습니다. 실무단에서의 핵심적인 내용을 공유하는 것 외에도 부가적인 절차나 포맷 등을 같이 설명드리다 보니, 사실 비효율적이라고 생각될 수 도 있을 것 같습니다.
회사의 규모나 조직구조, 조직문화 등에 따라서 차이가 많을 수 있는 점을 고려해 주시고, 필요한 부분만 이해/습득하셔서 현업에서 잘 활용하실 수 있으면 좋겠습니다 :)