이번 포스트에서는 회의록을 작성하는 방법에 대해서 다루어보려고 합니다.
최근 진행한 미팅에서 회의록을 전달받았는데.. 누가 무슨 이야기를 했는지를 녹취한 수준으로 정리된 내용을 받고는 많은 답답함을 느꼈습니다.
실제로 신입사원이나 주니어들이 업무를 배울 때 보면 녹취록과 같은 회의록을 작성하고는 하는데, 글쎄요.. 개인적인 의견으로는 이것은 적합한 방법이 아니라고 생각하기 때문에 요약/정리할 수 있도록 가이드를 주는 편입니다.
작성해 본 분들은 아시겠지만 막상 회의록을 작성하려고 하면 어떤 내용들을 정리해야 할지, 나누었던 대화를 다 적어야 하는지 내가 이해한 대로 요약해도 되는지 등 고민이 되는 경우가 많습니다. 여러분은 어떠신가요?
그래서 이번에 다룰 주제를 통해서 제가 생각하는 회의록의 필요성과 작성방법을 설명드리겠습니다.
1. 회의록의 필요성
회의록은 왜 작성하는 것일까요? 먼저 회의를 왜 하는지에 대해서 생각해 볼 필요가 있습니다.
회사에서 업무를 수행하다 보면 필연적으로 많은 회의를 할 수밖에 없습니다. 개인이 혼자 일하는 것이 아닌 여러 조직과 역할자가 협업하며 업무를 추진하기에, 조직/담당자 간의 역할이나 이해관계 등에 따라 생각이 다른 부분을 조율하고 결정해야 업무가 진행되기 때문입니다.
다시 한번 정리하자면, 회의라는 것은 생각이 다른 여러 사람들이 모여서 의논하고 결정하기 위해 하는 것입니다.
따라서, 회의를 통해 결정된 사항들을 다시 한번 확인하며 상호 동의한다. 그리고 회의 결과에 따라 후속 진행사항들을 처리하겠다는 약속을 하기 위해 공식적인 회의록을 작성해서 배포하는 것이 필요할 수 있습니다.
위의 목적이 회의록을 작성하는 가장 큰 이유이기는 하지만, 다른 목적으로도 활용될 수 있습니다.
거의 발생하지는 않겠지만, 혹시나 회의 때 결정된 사항에 대해서 누군가 말을 바꾸거나 다른 의견을 주장하는 경우에 이를 방어하기 위한 용도로도 활용할 수 있습니다. 또는 시간이 지나, 이 업무를 왜 이렇게 처리했는지에 대한 히스토리 데이터로도 활용할 수 있겠습니다.
그렇다고 모든 회의에 반드시 회의록을 작성해야 한다는 의미는 절대로 아닙니다. 회의의 유형이나 속성에 따라서 필요여부를 생각해봐야 할 텐데요. 이 내용은 뒤에서 다시 말씀드리도록 하겠습니다.
2. 회의록 구성요소
일반적으로 회사나 부서마다 주로 작성하는 회의록 양식이 있을 것이라고 생각합니다. 그게 아니라면 여러분들도 개인마다 선호하는 회의록 구성이 있으실 테고요.
너무나도 당연할 수도 있지만, 그래도 기본적인 회의록의 구성요소 또는 템플릿에 대해서 말씀드리겠습니다.
앞의 필요성에서도 말씀드렸지만, 회의록은 회의결과를 참석자들끼리 다시 한번 확인하고 약속하기 위함이라고 했습니다. 이러한 점을 생각했을 때 회의록은 다음과 같은 구성요소가 되어야 할 것입니다.
- 회의 제목
- 일시/장소
- 참석자
- 내용
- Action Item
막상 보면 별다르게 특별한 것 없이 너무나도 당연해 보이는 요소들이긴 합니다만, 그만큼이나 필수적인 요소들이라고도 할 수 있겠습니다.
제목이나, 일시/장소, 참석자 정보는 회의의 기본적인 정보이니 당연하게 포함해야겠지만, 이 역시도 "언제, 누가 모여서 이러한 내용으로 협의를 했다"라는 점을 공식적으로 표현할 수 있기 때문에 누락하지 않아야겠습니다.
마찬가지로 회의 때 논의되었던 내용들과 그에 따라 추후 F/u 해야 하는 Action Item들이 작성되어야 합니다. 회의를 통해 무슨 결정/협의 사항들이 발생했고, 그에 따라 각 담당자 또는 조직이 무슨 일을 수행해야 하는지를 확정하고 공유해야 하기 때문입니다.
저는 특히나 Action Item이 중요하다고 생각합니다. 결국 앞으로 업무를 진행하는 데 있어서 필요한 사항들을 협의하는 것이 회의의 목적이기 때문에, 그 결과로써 무슨 일을 해야 하는지 정리하는 것이 어려우면서도 중요한 일이기 때문입니다. 하지만 Action Item이라는 것이 회의록을 작성하는 사람(조직) 입장에서의 의견이 많이 반영될 수 있기 때문에, 최대한 객관적으로 회의 내용을 고려하여 명확하게 적시되어야 상호 간에 원활한 업무가 진행될 것입니다.
아! 물론, 회의의 속성에 따라서 Action Item이 없는 경우도 있기 때문에, 무조건 적으로 작성해야 하는 것은 아니라는 점 기억해 주세요.
3. 회의록 작성방법
실무자 간에 업무계획을 수립하기 위한 미팅, 부서 내 주간회의, 이슈를 조정하기 위한 이슈회의, 경영진과 진행하는 회의 등 너무나도 많은 종류의 회의가 있습니다.
회의의 목적, 참석자, 주제에 따라서 회의록 작성이 필요한 회의도 있고, 굳이 회의록을 작성하지 않아도 되는 회의가 있을 수 있습니다. 또한 회의록을 작성하는 경우에도 메일로 작성해서 공유하는 회의록, 별도 문서로 정리해서 공유해야 하는 회의록, 메신저나 협업 Tool을 통해서 기록만 하면 되는 회의록 등 다양한 형태가 존재할 수 있는데요.
우리는 회의마다의 특성을 잘 생각해서 회의록을 작성할 것인지, 작성한다면 어떤 방식으로 작성하고 커뮤니케이션해야 할지를 같이 고민해야 할 필요가 있습니다.
이에 대한 자세한 내용은 다른 포스트에서 다루기로 하고, 이번 포스트에서는 회의록 작성 스타일에 대해서만 먼저 말씀드리겠습니다.
여러분들은 어떤 스타일의 회의록을 작성하시나요? 어떤 분들은 회의에 나온 대화내용을 녹취록과 같은 형태로 작성하시는 분도 계실 테고, 어떤 분들은 결과만 간단하게 정리하시는 분들도 계실 것입니다.
위의 두 가지 스타일로 작성된 회의록의 예시입니다. 여러분은 어떤 것을 더 선호하시나요? 각각의 스타일이 장단점이 있기 때문에 무엇이 정답이다라고는 정의하기 어려울 수는 있지만, 일반적으로 회사 업무시에는 결과 중심으로 요약 정리하는 형태의 회의록을 선호할 것입니다.
작성하는 입장에서는 시간이 조금 더 들겠지만, 녹취록 형태의 회의록을 작성하는 것이 더 손쉬울 수는 있습니다. 어떤 내용이 중요한지에 대한 고민이나 판단보다는 들은 내용을 요약하는 형태이기 때문입니다.
하지만 결국 회의록도 하나의 보고서라고 생각한다면, 핵심적인 내용을 간추리는 것이 더 알맞은 방향이라고 생각하기 때문에, 결과 중심으로 요약하는 회의록이 적합한 방식이라고 생각합니다.
이를 위해서는 당연하게도 진행하고 있는 업무에 대한 충분한 이해가 선행되어야지만, 어떤 내용이 중요하고 이번 회의를 통해서 결정해야 하는 핵심요인들을 사전에 이해하고 있어야 하는 것입니다.
따라서, 회의에 참석하기 전에 회의에서 핵심적으로 논의해야 하는 내용이 무엇인지를 리마인드 하고 참석하신다면 회의 중에 핵심요인들을 캐치하실 수 있으실 것이고, 이 부분을 메모하셨다가 회의록에 반영하시면 되겠습니다.
이번 포스트에서는 회의록의 필요성과 구성요소, 그리고 작성방법에 대해서 말씀드렸습니다. 막상 포스트를 작성하다 보니 하고 싶은 이야기가 많아서 중간에 끊게 되었는데요. 이어서 다음 포스트에서 회의 유형? 종류별로 어떻게 회의록을 작성하는 것이 좋은지를 다뤄보도록 하겠습니다.