임팩트 있는 보고서는 과연 무엇일까요? 어마어마한 인사이트를 제시하는 보고서일 수도 있고, 정말 생각지도 못한 관점에서 아이디어를 제공하는 보고서일 수도 있습니다. 또한 수려한 문장구성 또는 화려한 디자인으로 눈길을 사로잡는 보고서 일 수도 있겠습니다.
하지만 제가 오늘 말씀드리고자 하는 임팩트 있는 보고서는 보고받는 사람의 눈높이에서 메시지를 확실하게 전달할 수 있는 보고서를 의미하는 것이고 이것을 할 수 있는 방법(?) 노하우(?)에 대해서 이야기해보려 합니다.
1. 보고받는 사람이 누구인지를 생각하라
당연하게도 회사 내에서의 직책에 따라서 책임을 갖는 업무의 범위가 달라지게 됩니다.
그렇기 때문에 업무를 바라보는 관점이나 시야가 다를 수밖에 없는데요. 보고하는 입장에서는 보고하는 사람의 눈높이에 맞추어 고민하고 메시지를 전달해야지만 유의미한 보고를 할 수가 있습니다.
예를 들어, A라는 사업과 관련하여 파트너십 체결을 위해 기업 검토하고 평가한 결과 보고서를 작성한다고 가정해 보겠습니다.
실무자 입장에서는 기업을 평가하는 기준에 대한 정의와 대상 기업에 대한 평가결과, 그리고 평가의견 등이 중요할 것입니다. 마찬가지로 해당 업무를 주관하는 투자/제휴 부서의 부서장에게 보고하는 경우에도 평가 방법과 결과를 중심으로 보고하는 것이 효과적이라고 할 수 있겠습니다.
다만, 만약에 A사업 총괄하는 사업팀장 또는 사업부장을 대상으로 보고를 한다면 단순히 평가에 대한 결과만을 전달하는 것은 임팩트가 없을 것입니다. 사업팀장은 A사업을 더 효과적으로 수행하기 위하여 경쟁사 대비 사업경쟁력을 확보하는 것을 중요하게 생각할 것이기 때문에, 이러한 관점에서 메시지를 정리할 필요가 있는 것입니다.
만약에 제가 위의 보고서를 작성해야 한다면, 아래와 같은 스토리라인으로 작성할 것입니다.
- A사업에 대한 고객과 시장의 니즈, 경쟁사 동향을 살펴보았을 때 AA, BB 등 분야에서 경쟁력 확보가 필요하다.
- 단기간 내 핵심경쟁력 확보를 위해 해당 기술(역량)을 보유한 0개사를 대상으로 투자/제휴를 검토.
- ~~ 한 관점에서 기업을 평가하기 위해 aaa, bbb, ccc 평가항목을 결정하고, 어떠어떠한 기준하에서 평가를 진행.
- 각 기업별 평가결과는 어떠하고(장/단점 및 기대효과) 핵심경쟁력 확보 측면과 투자효익 측면에서 검토했을 때, 1안은 A기업을 선정하는 것이며, 2안은 B기업을 선정하는 것으로 판단됨.
- 투자/제휴 대상 기업이 선정되면, 언제까지 무슨 일정으로 투자/제휴 프로세스를 단계별로 진행하겠음.
위의 예시에서도 말씀드렸든, 보고받는 사람이 중요하게 생각하는 포인트에 맞추어서 메시지를 전달하는 것이 임팩트 있는 보고서의 시작이라고 할 수 있습니다.
2. 필요성을 강조하라
보고는 결국 해당 안건에 대해서 의사결정을 받기 위함이 가장 큰 목적이라고 할 수 있습니다. 따라서, 의사결정자가 보고를 받을 때 '이 일이 왜 필요한 것인지', '내가 왜 의사결정을 내려야 하는지'를 먼저 느끼고 생각할 수 있어야 합니다.
당연하게도 새로운 무엇인가를 기획하는 기획보고서의 경우에는 이 부분이 매우 중요하다고 할 수 있으며, 현황보고의 경우에도 어떤 필요에 의해서 현황을 보고하는지를 먼저 이해시켜야 더 기억에 남는 보고가 될 수 있겠습니다. (물론, 진행현황을 업데이트하는 수준의 경과보고는 다를 수 있습니다.)
이런 이유로, 대부분의 보고서 목차의 첫 번째는 추진배경이나 주요 현안 등 이 보고를(업무를) 하게 되는 당위성에 대해서 주장하는 것입니다. 그렇다면 어떤 방식으로 필요성을 강조해야 하는 것일까요? 정답은 아닐 수 있지만 제가 생각하는 방법은 기획보고서를 예를 들어서 말씀드리겠습니다.
1) 목표를 명확히 하라
어떤 업무를 추진하던지 목표는 명확하게 설정해야 합니다. 특히나, 새로운 것을 기획하는 업무의 경우에는 목표가 명확하지 않으면 방향성이 흔들리기 때문에 더 중요하다고 할 수 있습니다. 보고 시에도 보고받는 사람이 바라보는 방향에서 목표를 일치시키고 명확하게 전달할 수 있다면, 첫 단추를 잘 꿰었다고 할 수 있겠습니다.
다만, 일반적으로 목표는 구체적인 수치로 제시하는 것이 좋다고 이야기하지만 서두에서 제시하는 목표의 경우 방향성 측면에서 전달하는 것이 적합하다고 생각합니다.
2) 결론을 먼저 말하라
두괄식 문장, 두괄식 보고서 등 결론을 먼저 이야기하라는 이야기를 많이 들으셨을 것입니다. 주장을 확실히 전달하기 위해서는 당연하게도 두괄식으로 전달하는 것이 효과적인 것은 맞습니다. 하지만 무조건적으로 두괄식 형태를 구성하는 것은 오히려 어색할 수도 있습니다. 일반적으로 사람들은 본론을 마지막에 이야기하는 것이 익숙하기 때문입니다.
제가 말씀드리고자 하는 점은 도입 부분에서 이 보고서의 결론을 모두 전달하라는 것이 아닙니다. 단, 어떤 결론을 내리는지, 또는 어떤 것을 의사결정해야 하는지를 도입 부분에 표현해서, 보고받는 사람으로 하여금 앞으로 이어지는 보고에서 어떤 관점에서 내용을 이해해야 하는지를 주지시켜야 한다는 의미입니다.
Summary나 추진배경 또는 목표의 마지막 부분, 서론 등등 보고 초입에서 결론에 대한 힌트(?), 맛보기(?)를 전달한다면, 조금 더 몰입해서 보고받을 수 있고 인상에 남는 보고가 될 수 있을 것이라 생각합니다.
3. 디자인적 요소를 활용하라
보고서의 핵심은 물론 내용이겠지만, 시각적인 요소도 중요한 부분 중 하나입니다. 결국은 문서형태로 작성되기 때문에 읽기 편하고, 잘 이해할 수 있는 보고서가 좋은 보고서라고 할 수 있습니다.
그리고 디자인적 요소를 활용하게 되면, 임팩트를 주고 싶은 부분을 강조하여 전달할 수 있습니다. 물론 화려한 디자인으로 눈을 현혹시키거나 피로하게 해야 한다는 의미는 아닙니다. 색의 강조, 굵기의 변화, 도형의 활용 등 심플한 방식을 통해 전체 내용을 보면서고 눈이 가도록 하는 것이 좋다고 저는 생각합니다.
디자인을 활용한 강조의 경우 너무 빈번하게 활용하면, 오히려 역효과가 발생할 수 있습니다. 때문에 정말로 중요하다고 생각하는 부분에만 제한적으로 활용하시는 것이 좋습니다.
텍스트 형태로 쭉 읽어내려가는 문서 보고서의 경우에는 시사점이나 현안, 결론 등의 핵심 메시지를 굵게(Bold)하거나 텍스트의 색을 바꾸어 강조하는 것이 효과적이며, 차트나 표가 포함된 보고서에서 강조를 할 때는 특정 영역이나 숫자에 도형을 올리는(동그라미를 친다던지, 체크표시를 한다던지) 형태로 강조하는 것이 효과적입니다.
이번 글에서는 임팩트 있는 보고서 작성하기라는 주제로 저의 생각을 말씀드렸습니다. 사실 보고서의 임팩트라는 것은 결국 적절한 시기에 필요한 보고서를 제공하는 것이 가장 중요할 것이고, 보고서 자체로서의 완성도가 그 다음일 것이라고 생각합니다.
기술적인 부분도 물론 필요하지만 결국은 완성도, 콘텐츠가 우선이기 때문에 양질의 내용을 어떻게 구조적으로 잘 전달할 것인가를 먼저 고민하시기를 당부드립니다.