안녕하세요. 이번 글에서는 보고 방법론이라는 주제를 가지고 말씀드려 볼까 합니다. 방법론이라는 용어가 적절하게 받아들여질지는 모르겠습니다만, 보고 업무를 지시받는 순간부터 보고를 완료하는 시점까지의 각 단계별로 고민해야 할 사항들을 정리해 보는 것을 목표로 글을 작성했습니다.
기존의 글에서 언급된 내용들도 있고, 앞으로 좀 더 자세하게 말씀드릴만한 주제들도 있는데, 이번 글에서는 간략하게 전체적인 개요를 설명드린다고 이해하시면 좋겠습니다.
0. 보고의 업무절차
상사에게 업무지시를 받았거나 진행하고 있던 업무에서 보고가 필요한 상황이 되었을 때, 보고를 진행하는 전체적인 과정을 프로세스로 표현을 해본다면, 다음과 같다고 생각합니다.
① 무엇을 목표로 보고할지를 먼저 생각하고, ② 생각나는 아이디어들과 가설들을 펼쳐낸 다음, ③ 생각했던 것들이 실제로도 그런지를 조사해 보면서 가설을 검증하고 나의 의견을 뒷받침할만한 데이터들을 조사해봐야 합니다. ④ 그다음 의견과 데이터들을 효과적으로 전달하기 위해 보고서의 내용이나 흐름을 구성하고, ⑤ 최적의 방식으로 콘텐츠들을 표현하여, ⑥ 효과적으로 메시지를 전달하는 일련의 과정이라고 할 수 있습니다.
1. 생각하기
가장 첫 번째 단계는 생각하기입니다. 보고를 해야 하는 안건이 생긴다면, 보고의 목적이 무엇인지 그리고 내가 이 보고를 통해서 무엇을 얻고자 하는 것인지를 명확히 할 필요가 있습니다. 그리고 목적과 목표를 명확히 했다면 보고를 통해 핵심적으로 전달할 사항이 무엇인지까지 생각을 해야 합니다.
스스로 필요에 의해서 보고를 해야 하는 경우라면 이런 생각하는 과정들을 수월하게 진행할 수 있겠지만, 우리가 보고서를 작성하는 대부분의 것들은 상급자의 지시에 의해서 그 위의 상급자에게 보고를 하는 것을 목표로 하고 있기 때문에 이것을 지시한 사람이 어떤 의도와 목적을 가지고 지시를 했는지를 같이 고민해야 합니다.
- 보고의 목적을 명확히 생각하기 (추진 배경이 될 수 있다.)
- 보고를 통해 얻고자 하는 것이 무엇인지 구체적으로 고민하기
(의사결정을 받고자 함인지, 정보를 전달하고자 함인지 등) - 핵심적으로 전달할 사항이 무엇인지 생각하기
- 지시를 받은 경우 지시자의 의도와 목적을 같이 생각하기
2. 펼쳐내기
두 번째는 펼쳐내기입니다. 첫 번째 생각하기 단계에서, 목적과 의도, 그리고 핵심 전달사항을 고민을 했다면 어떤 내용들을 포함할 것인지를 정리해보아야 합니다. 1차 스토리라인을 작성한다고 생각할 수 있겠습니다. 핵심 전달사항을 중심으로 하여 덧붙일 내용들과 스토리라인을 정리해 보면서 기존에 조사가 된 내용들이나 과거 자료들을 최대한 활용해 가면서 뼈대를 잡고, 추가적으로 조사가 필요한 부분들은 어떤 내용들을 포함할 것인지를 가설을 세워가며 전체적인 스토리의 흐름을 고민해 가면서 내용을 펼쳐야 합니다.
- 1차 스토리라인을 작성한다는 관점에서 핵심 전달사항을 중심으로 덧붙일 내용들을 펼쳐보기
- 기존에 조사가 된 내용들이나 과거 보고자료 등을 최대한 활용하며 뼈대 잡기
- 추가 조사가 필요한 부분들은 생각하는 가설을 세워가면서 스토리라인을 구성
3. 조사하기
세 번째는 조사하기입니다. 두 번째 펼쳐내기 단계에서 구성한 내용들을 보완하고 검증하기 위한 데이터들을 조사하는 단계라고 할 수 있습니다. 조사해야 하는 대상은 회사 내부의 데이터들이 될 수도 있고, 주요 임직원의 의견이나 선진사 벤치마킹자료 또는 외부기관의 리포트 등이 될 수 있습니다.
조사과정에서 중점적으로 생각해야 하는 부분은, 기존의 데이터나 보고자료를 다시 활용하는 경우에는 포함된 데이터를 현재시점으로 업데이트해야 합니다. 왜냐하면, 현재시점의 데이터를 다시 살펴보았을 때 전달하고자 하는 메시지와 반대되는 경우가 발생할 수 있기 때문입니다. 그렇기 때문에 꼭 재활용하시기 전에 다시 한번 업데이트를 해보시고 데이터의 추세가 동일한지를 확인하셔야 합니다.
또한 가설을 세운 경우에는, 가설을 뒷받침할 수 있는 자료들이 있는지를 확인해 보고 근거자료가 빈약하다면 빠르게 가설을 수정해 가면서 스토리라인을 보완해야 합니다.
- 구성한 내용들을 보완하고 검증하는 데이터나 자료를 조사
- 기존 데이터나 보고자료를 재활용하는 경우 현재시점으로 업데이트 필수
- 가설을 뒷받침할 수 있는 자료를 확인하고, 근거가 빈약하다면 가설을 수정
4. 구성하기
네 번째는 구성하기 단계입니다. 여기서부터 본격적으로 보고서 작성을 하는 단계라고 할 수 있습니다.
조사를 통해 보완된 내용들을 바탕으로 어떤 스토리 흐름으로 전달하고, 각 세부항목에서는 무슨 메시지를 전달할 것인지를 정하면서 스토리 라인을 완성해 가는 단계입니다.
보고의 목적이나 종류에 따라 일반적으로 활용될 수 있는 스토리라인에 대해서는 "스토리 라인 구상하기", "실무에서 쓰이는 스토리라인"이라는 이전 글에서 한번 말씀드린 적이 있는데, 해당 글을 참고하시면 도움이 될 것 같습니다.
5. 표현하기
다섯 번째 표현하기 단계에서는, 앞 단계에서 구성한 스토리라인을 어떻게 보고서로 표현할 것인지에 대한 단계입니다.
일반적으로 많이 활용되는 문서작성 프로그램은 MS Word, MS Powerpoint, 아래아한글이고, 이외에도 Excel이라던지 별도의 협업 Tool, 메일, 메신저 등 다양한 방식으로 보고를 진행할 수 있습니다.
전달하고자 하는 내용에 따라 어떤 프로그램, 어떤 툴을 사용할 것인지를 선정하는 것도 중요합니다. 물론 가장 중요한 것은 보고받는 사람이 익숙해하는 문서의 형태로 작성하는 것입니다.
표현하기 단계에서는, 조사한 내용들에 대해서 어떠한 문장과 단어를 사용해서 표현할 것인지, 어떤 이미지나 표 또는 그래프들을 활용할 것인지 등 눈에 보이는 것들에 대해서 가장 효과적인 방법을 고민하고 문서화하는 것을 중점적으로 진행해야 합니다.
- 전달하고자 하는 내용, 보고받는 사람을 고려해서 문서작성 툴 선택하기
- 문장과 단어, 이미지나 표 또는 그래프 등을 어떻게 활용할 것인지를 고민하기
- 메시지를 전달하는 가장 효과적인 방법으로 문서화를 진행
6. 전달하기
마지막 전달하기입니다. 문서를 메일로 전달하는 서면보고의 방식도 있지만 일반적으로 대면보고를 진행한다고 가정했을 때는 발표하는 말투나 어조, 속도 등 다양한 비언어적인 요인들이 보고에 영향을 미치고는 합니다. 이는 사람마다의 스타일, 특히나 보고받는 사람에 따라서 너무나도 달라지기 때문에 어려운 부분이 있습니다. 하지만 보고하고자 하는 내용을 명확히 이해하고 어떤 질문에 대해서도 답변할 수 있는 수준이 된다면 무난하게 진행하실 수 있습니다.
사실 전달하기 과정에서 가장 중요하다고 생각하는 점은 타이밍입니다. 회사생활을 하다 보니 결국 보고받는 사람의 기분이라던지 또는 보고 안건에 대해서 관심도가 높아지는 시점 등 적절한 타이밍을 캐치해서 보고를 진행하는 것이 가장 효과적입니다만.. 이건 단순히 참고만 하시면 좋겠습니다 :)
오늘 말씀드린 방법론은 저의 경험을 기반으로 정리하여 공유드린 부분이기 때문에, 통용되는 개념이나 용어들은 아닙니다. 다만 보고 업무를 진행하실 때 위의 절차를 생각하시면서 업무를 하신다면 충분히 도움이 될 것이라고 생각합니다.
다음에는 오늘 이야기한 각 단계별로 조금 더 상세한 내용들을 공유드려 볼 수 있도록 하겠습니다.