착수보고, 중간보고, 종료보고.. 일반적으로 업무를 수행할 때 진행하는 보고입니다. 사실 착수보고나 종료보고의 경우 그 목적이나 시기가 명확하기 때문에 큰 어려움은 없지만, 중간보고는 도대체 언제 해야 하고 무슨 내용을 보고해야 하는지 그리고 꼭 해야 하는 것인지 등 고민이 되는 경우가 많이 있습니다.
또한 회사의 선배나 리더들은 중간보고를 자주 하라고 가이드하고 요청하지만, 요청받는 입장에서는 알아서 잘하고 있는데 굳이 해야 하는지 등에 대한 고민되는 부분이 있습니다.
이러한 고민에 답이 되어보고자 이번 글에서는 중간보고를 주제로 말씀드리겠습니다.
1. 중간보고의 중요성
중간보고, 무슨 이유로 해야 하는 것이고 그 중요성은 무엇일까요?
중간보고는 업무를 진행하는 과정에서 리더와 커뮤니케이션을 하는 모든 보고를 통칭하는 것이라고 할 수 있습니다. 단순히 진행현황을 업데이트하는 것뿐만 아니라, 이슈를 보고하여 의사결정을 받거나 추진방향에 대한 수정/보완, 리스크 헷징 등 업무상에서 발생할 수 있는 모든 사안에 대해서 리더와 협의하는 과정이라고 할 수 있습니다.
계획한 업무를 수행하다 보면, 계획한 대로 수월하게 진행되는 경우도 있지만 안타깝게도 다양한 내/외부적인 요인으로 인해 계획한 대로 진행되지 못하는 경우가 발생하고는 합니다. 이러한 상황에서는 중간보고를 통해서 리더 또는 상급자에게 현재 상황을 공유하여 진척사항을 점검함으로써, 이슈를 해결하거나 원활한 업무수행을 위한 지원 등을 받을 수가 있게 됩니다. 즉, 중간보고를 통해 업무의 리스크를 관리하면서 일정 지연 등과 같은 업무상에 차질이 발생하는 상황을 사전 방지하거나 해소할 수 있는 것입니다.
또한 수월하게 진행되는 업무일지라도, 업무의 진행방향이나 진척상황에 대해 주기적으로 공유하고 커뮤니케이션하면서 결과물의 품질을 높일 수가 있습니다. 또한 리더가 업무현황을 지속적으로 모니터링할 수 있기 때문에 업무방향이 크게 수정되거나 변경되는 등의 업무 Loss를 줄일 수 있게 되는 장점이 있습니다.
2. 중간보고는 어떻게 해야 잘할 수 있을까?
"이런 것도 보고해야 하나?", "괜히 질책받으면 어떡하지?", "지금 보고하는 것이 맞는 걸까?" 등과 같은 생각 때문에 선뜻 나서서 중간보고를 진행하지 않는 경우가 많이 있습니다. 사실 이렇게 혼자서 고민하고 판단을 내리는 것보다는 업무가 잘 진행되고 있으면 잘되고 있다, 진행에 문제가 발생하고 있으면 문제가 있다고 현 상황을 사실대로 빨리 공유하고 후속 조치를 취하는 것이 바람직하다고 할 수 있습니다.
그럼에도 고민되는 부분이 있을 수 있기 때문에 효과적으로 중간보고를 진행할 수 있는 몇 가지 노하우를 말씀드리겠습니다.
1) 사전에 리더와 협의
최초에 업무에 착수하는 단계에서 중간보고를 어느 시기에, 얼마 큼의 주기로 수행할지, 어떤 내용을 다룰지, 중간보고의 방법을 어떻게 할 것인지를 리더와 협의한 이후에 계획된 일정에 따라서 업무를 진행하는 것이 효과적일 수 있습니다.
리더 입장에서 업무를 바라보는 중요도나 검토해야 하는 영역이, 실무자와 차이가 발생할 수 있기 때문에 그 갭을 줄이고 불필요한 커뮤니케이션을 최소화할 수 있는 방법입니다.
또한, 리더와 주기적으로 업무 리뷰를 진행할 수 있기 때문에 일의 납기와 결과물의 수준을 높이는 데 있어 도움이 될 수 있습니다. 그리고 지속적인 커뮤니케이션이 발생하기 때문에 리더와 실무자 간에 신뢰관계를 구축할 수 있는 장점이 있습니다.
간혹, 너무 잦은 중간보고를 요구하여 높은 업무피로가 발생하는 경우가 있을 수 있습니다만, 이 경우에는 그만큼 중요한 일이기 때문에 리더가 챙기고 있는 것이라고 인식할 수 있으며, 신뢰관계가 쌓이고 업무 진행이 정착된다면 그 빈도가 줄게 될 것입니다.
2) 업무 변화사항이 생기면 보고
사전에 협의하여 계획한 정기 중간보고 시점 외에도 업무를 수행하는 단계에서 이슈 발생, 일정의 변경, 업무범위 조정 등 다양한 형태의 변화사항(이벤트)이 발생하는 경우에는 발생시마다 리더와 커뮤니케이션을 할 필요가 있습니다.
이는 변화사항에 대응하는 의사결정을 빨리 내림으로써 후속 업무의 지연을 최소화할 수 있으며, 이슈가 발생하는 경우에는 리더의 지원을 받아서 보다 신속하고 원만하게 이슈를 해결할 수 있게 됩니다.
따라서, 변화사항 또는 문제상황이 생기더라도 숨기거나 뭉개지 않고 적기에 보고하여 적절한 대응방안을 찾고 리더의 지원을 받는 것이 중요하다고 할 수 있습니다.
3) 사실 그대로를 보고
보고라는 것은 당연하게도 의사결정을 받는 것을 목적으로 하기 때문에, 사실을 기반으로 작성되어야 하고 의견을 전달해야 합니다. 다만, 일반적으로 직장인들은 자신의 성과를 포장하고 과실을 최소화해서 보여주기 위해서, 보고 시에 어느 정도 사실을 부풀리거나 축소하는 경향이 있습니다. 이러한 포장들이 직장생활에서 통용되고 어느 정도 용인되는 것은 사실이지만, 최소한 중간보고만큼은 가능한 사실 그대로를 보고하는 것이 중요합니다.
왜냐하면, 앞에서 말씀드린 바와 같이 중간보고는 현황에 대한 업데이트, 발생한 이슈의 해결 등을 목적으로 리더와 커뮤니케이션하는 것이기 때문에, 현재 벌어지고 있는 사실 그대로를 공유해야지만 현재 상황을 정확히 분석할 수 있고 이를 기반으로 올바른 의사결정, 향후 계획 수립이 가능하기 때문입니다.
포장하거나 축소하지 말고, 일이 잘 진행되고 있다면 지금까지 이루어낸 성과가 무엇인지 그리고 더 높은 성과를 달성하기 위해 필요한 계획 및 요청사항을 보고해서 지원을 받아내시기를 바랍니다.
반대로 문제가 발생하고 있는 상황이라면, 원인(인력 문제, 일정, 비용 등)을 정확히 파악하여 이를 대응할 수 있는 방안을 수립하여 의사결정받는 기회로 활용하시면 되겠습니다.
3. "보고"라고 생각하지 말자
지금까지 중간보고에 중요성에 대해서 계속 말씀드리다가, "보고"라고 생각하지 말자고 하는 것이 아이러니할 수 있습니다. 하지만 일반적으로 "보고"라는 행위자체가 상급자에게 자신의 업무를 평가받거나 숙제 검사받는 것이라고 받아들여지고 있기 때문에, 중간보고는 업무를 평가받는 자리라고 생각하지 말자는 취지에서 말씀드리는 부분입니다.
물론 리더 입자에서는 중간보고를 진행하는 실무자의 역량을 바탕으로 개인을 평가할 수는 있겠습니다만, 착수보고나 종료보고와는 다르게 업무자체에 대한 평가를 하는 자리라고는 생각하지 않습니다. 따라서 실무자 입장에서는 보고에 대한 부담감으로 적절한 타이밍을 놓치거나 보고에만 시간을 할애하는 등의 비효율을 가져가기보다는, 중간보고를 리더의 조언을 듣고 이를 통해 업무성과를 향상하고 자신이 성장할 수 있는 자리라고 인식하는 자세가 필요합니다.
이번 글에서는 중간보고를 주제로 저의 생각을 말씀드렸습니다.
결론적으로 요약해서 말씀드리자면, 중간보고는 업무가 올바른 방향으로 적절히 수행되고 있는지를 리더와 지속적으로 리뷰해 가면서 성과를 높이는 주요한 방법이기 때문에 꼭 필요한 업무 절차입니다.
이 중간보고는 일을 보다 효율적으로 진행하기 위한 절차인 만큼 시기를 놓치지 않고 보고가 진행되는 것이 가장 중요하다고 생각하며, 이를 위해서 불필요한 자료 준비에 시간을 뺏기지 않도록 가능하다면 실무를 수행하는 자료를 가지고 진행하거나, 사전에 리더와 보고내용을 협의해서 준비하는 과정이 필요합니다.