이번 보고서 작성법 노하우는, 결국 보고서의 목적은 사업이라는 것에 대해서 다루어 보려고 합니다.
회사에서 어떤 업무를 수행하고 계신가요? 수행하고 계신 업무에 따라 다양한 목적에 따라 보고서를 작성하고 계실 것입니다. 구매담당자라면 구매계약 및 입찰과 관련된 보고서를, 인사담당자라면 급여나 복지 등 인사 관련 보고서를 주로 작성하면서 해당 업무별로 각각의 목적에 따라서 보고를 진행하고 계실 것입니다.
저 역시도 마찬가지로 제가 수행하는 업무에 몰입해서, 업무의 목적에 따라 보고서를 작성하고 보고를 했습니다. 하지만 최근 대표이사를 포함한 회사의 주요 경영진이 모인 회의에 참석해서 보고하는 과정에서 망치로 머리를 한 대 맞은 듯한 느낌을 받았습니다. 알고 있었던 사실이지만, 간과하고 있었던 부분을 다시금 절절하게 깨닫고 반성하게 되는 계기되었는데요. 그 내용에 대해서 공유를 해드리려고 합니다.
1. 기업의 목적은 수익창출이다.
우리가 속해서 일을 하고 있는 기업은 무엇일까요? 대기업, 중소기업, 영세기업 또는 제조회사, 유통회사, 서비스회사 등 다양하게 분류할 수는 있지만 모든 기업은 동일하게 사업을 통해 수익을 창출하는 것을 목적으로 합니다.
기업의 정의
- 이윤의 획득을 목적으로 운용하는 자본의 조직단위(두산백과)
- 이윤 추구를 목적으로 하는 생산경제의 단위체(매일경제)
- 상행위나 그 밖의 영리를 목적으로 설립한 법인(상법)
상법이나 백과사전 등에서의 기업의 정의를 보시면 이윤 획득, 이윤 추구, 영리를 목적 등과 같이 그 목적을 명확히 하고 있습니다. 즉, 수익을 창출하는 것이 기업이라는 개념의 알파이자 오메가라고 이해할 수 있겠습니다.
따라서, 기업에서 이루어지는 모든 활동들의 궁극적인 목적은 이윤 창출이라고 할 수 있습니다. 가장 기본적으로 직접적인 매출을 발생시키는 영업, 사업기획, 사업지원 등 사업관련된 업무뿐만 아니라 관리, 재무, 구매 등 원가를 효율화하는 업무, 그리고 인사, 총무, 법무 등 공통지원성 업무까지 모든 업무의 목적은 수익 창출에 있다고 생각해야 합니다.
2. 모든 업무의 목적은 사업이다.
앞서 기업의 목적은 결국 이윤 창출이며 회사의 모든 업무는 수익 창출, 즉 사업이라고 말씀드렸습니다. 물론 개별업무를 담당하는 실무자 입장에서는 본인의 업무, 조금 더 넓게는 본인 부서의 업무를 중심으로 생각하게 될 수 밖에는 없습니다. 회사라는 거대한 조직에서 부서별, 개인별로 미션과 역할, 그리고 업무범위를 명확하게 정하고 업무를 수행하기 때문입니다.
하지만 이는 궁극적으로는 회사가 사업의 경쟁력을 확보하고, 이를 통해 시장에서 수익을 창출하기 위해서 가장 효과적이고 효율적인 방식으로 조직을 나누고 업무를 분장한 결과물일 뿐입니다.
예를 들어, 구매부서에서 제품을 구매하기 위한 견적 및 계약 업무를 간소화한다고 생각해 보겠습니다.
업무담당자 입장에서는 수행하는 개선업무의 목적을 구매 리드타임 감소, 구매업무 효율화 또는 영업부서의 VoE 반영 등으로만 생각할 수 있습니다.
하지만 좀 더 깊게 생각해 보자면, 왜 구매 리드타임을 단축시켜야 하는 것일까요?
사업적인 관점에서 바라보면, 결국 전체 사업의 리드타임을 단축시키는 효과가 있을 것이며 긴급하게 대응해야 하는 사업기회에도 적절하게 대응할 수 있기 때문에 개선이 필요하다고 이야기할 수 있습니다.
마찬가지로, 회사의 시설이나 비품을 책임지고 있는 총무담당자의 경우에도 안전하고 쾌적한 사무환경을 유지 관리함으로써 임직원의 생산성을 향상하며 이를 통해 사업경쟁력을 유지시킨다고 생각할 수 있는 것입니다.
즉, 회사에서 수행하는 모든 업무는 사업을 경쟁력 있게 실행하면서 그 결과로 수익을 더 많이 창출하는 것을 목적으로 함을 꼭 인지해야 합니다.
이러한 이유로, 회사 전체의 업무에 대한 최종 책임자라고 할 수 있는 CEO를 포함한 기업의 경영진들은 보고받는 업무들에 대한 의사결정을 수행할 때 사업과 관련하여 생각하고 판단할 수밖에 없습니다. 왜냐하면 경영진들의 R&R은 사업성과를 달성하는 것이기 때문에, 이 업무로 인하여 사업경쟁력이 확보될 것인가? 더 많은 수익을 창출할 수 있는 것인가?를 염두에 두고 판단하는 것입니다.
3. 사업을 염두한 보고서를 작성하라.
이전 글들에서는 보고서의 목적을 명확히 하고, 보고받는 사람의 입장에서 작성해야 한다는 말씀을 드린 적이 있습니다. 이러한 관점에서 생각해 보았을 때, 경영진을 대상으로 하는 보고는 어떻게 해야 할까요?
앞서 말씀드린 회사의 목적, 경영진의 관심사항 등과 연결시켜 생각해 본다면, 결국 보고서는 수익 창출, 사업 경쟁력 확보 등을 목적으로 하는 업무보고서가 되어야 할 것입니다.
사업 전략이나 마케팅, 영업, 원가 등 사업과 직접적인 연관이 있는 업무들의 경우에는 수월할 수 있지만, 연관성이 떨어지는 업무들의 경우에는 업무의 배경이나 목적, 기대효과 등에서 사업을 언급하는 것이 좋습니다.
앞서 예를 들었던, 구매업무 효율화의 경우에도 사업을 염두한다면 이렇게 작성할 수 있겠습니다.
최근 발생하는 사업기회들은 RFP 공고 이후 제안제출까지의 납기가 과거에 비해 단축되고 있음(평균 00일, 전년대비 0일 단축). 이에 따라, 제안준비에 필요한 기간이 짧아져 사업 검토와 준비를 빠른 시간에 해결해야 하는 PainPoint가 존재.
따라서 000, 000, 000 등 구매 업무절차 효율화를 통해 구매활동에 소요되는 리드타임을 단축시키고자 함.
전체 구매 리드타임은 00일 → 00로 단축될 것으로 예상되며, 그 결과로 사업 준비에 소요되는 시간을 확보하여 내실 있는 사업 검토 및 준비를 수행할 수 있음.
업무를 잘 모르는 상태에서 상상을 하며 작성한 내용이기는 하지만, 이렇듯 사업을 수행하는데 기여하는 업무임을 어필하는 것이 경영진에게 임팩트를 줄 수 있는 방법 중 하나라고 생각합니다. 당연하게도, 구체적인 수치를 언급한다면 더 좋은 보고가 될 것입니다.
보고서 작성관점에서만 말씀드리긴 했지만, 문서로서만 사업을 염두하라는 것은 아닙니다. 업무를 수행하면서도 본인의 업무가 사업에 어떠한 기여를 할 수 있는지를 염두한 상태로 업무를 수행하신다면 더 효과적일 것이며, 그것을 보고서의 내용으로 같이 녹여내는 것이 좋다는 의미임을 알아주시기 바랍니다.
저도 스탭부서에 속해서 사업과는 직접적으로 연결된 업무를 수행하는 것이 아니다 보니, 해당 업무에만 포커스 한 채 사업을 염두하지 못했었습니다. 경영진 보고 과정에서 이를 통해 사업적으로 얻을 수 있는 효과가 무엇이냐?라는 질문에 명확한 답을 하지 못했고, 과연 이 업무의 결과가 시장과 고객이 원하는 것인지를 다시 생각해봐야 한다는 피드백을 받으면서 다시금 깨닫게 되는 계기가 되었습니다.
여러분께서도 수행하고 계신 업무와 사업과의 관계를 다시 한번 고민해 보시고, 경영진의 눈높이에서 업무를 바라보는 계기가 되셨으면 좋겠습니다.