보고서 구조화라는 용어를 들어보셨나요? 보고서 작성과 관련한 글들이나 노하우들을 보면 "구조적인 보고서", "보고서의 구조화" 등 구조화에 대한 이야기가 많이 언급되고 있습니다. 그래서 이번 글에서는 '보고서의 구조'라는 주제로, 보고서를 작성할 때 전체적인 구조를 어떻게 잡아야 하고 이야기들을 연결시켜야 하는지에 대해서 말씀을 드려볼까 합니다.
1. 보고서 구조화의 목적
구조화라고 하는 것은 각각의 개별 요소들을 상호 관련된 요인들로 묶고 조직화하거나 체계화하는 것을 의미합니다. 이렇게 구조화를 하는 이유는 새로운 지식이나 개념을 습득할 때 이해를 돕기 위해서입니다. 메인 주제를 중심으로 관련된 소주제들이나 내용 간의 관계를 명확하게 시각적으로 표현하게 되면 전체적인 맥락에서 이해가 쉬울 뿐만 아니라 큰 그림까지 한눈에 볼 수 있게 하는 장점이 있습니다.
그렇다면 보고서에서 구조화를 해야 하는 이유는 무엇일까요?
보고서의 목적이 사실이나 의견을 전달하고 설득하는 데 있기 때문입니다. 듣는 사람으로 하여금 더 이해하기 쉽게 하기 위한 방법으로 구조화를 활용해야 하는 것입니다. 또한 보고받는 사람의 입장에서 보자면 이미 오랜 업무경험을 통해서 자신이 알고 있는 업무지식이나 사실들이 머릿속에 구조화되어 있을 텐데요. 새로운 정보들이 갖고 있는 구조에 적합할 때 쉽게 공감하고 이해할 수 있는 원리입니다.
예를 들어, 조직체계를 정비하기 위해 벤치마킹 대상을 선정하는 보고서라고 할 때 아래 두 가지 중 어떤 것이 더 효과적으로 메시지를 전달할 수 있을까요?
1) 동일한 업종의 기업 A, B, C, D, E를 대상으로 벤치마킹을 검토했고, 매출규모/직원수/사업영역을 고려해서 A기업을 벤치마킹 하겠습니다.
2) 벤치마킹 대상은 동일 업종 기업을 기준으로 A, B, C, D, E를 1차 선정했고, 매출규모/직원수/사업영역을 기준으로 하여 선정했습니다. 매출규모 측면에서는 각 기업은 ~~ 하고, 직원수 규모에서는 ~~ 하고, 사업영역에서는 ~~ 하기 때문에 최종적으로는 종합평점이 높은 A기업을 벤치마킹 하도록 하겠습니다.
벤치마킹 대상을 선정하는 기준을 1/2차로 나누어 구조화하고, 2차 기준에 대해서는 상세 내용을 추가로 구성하여 결론을 이끌어 내는 2번의 예시가 더 효과적으로 메시지를 전달할 수 있을 것입니다.
2. 보고서 구조화 방법
그렇다면, 보고서를 구조화한다는 것은 무엇이고 어떻게 하는 것일까요? 쉽게 말하자면 앞서 말씀드린 것처럼 핵심적인 주제, 주장을 전달하기 위해 개별 페이지 또는 각각의 메시지를 연결하고 조직화하는 것입니다. 보고서를 구조화하기 위해서 저는 아래의 순서대로 진행을 하곤 합니다.
1) 스토리라인과 목차 정하기
가장 기본적인 구조화는 보고서의 전체적인 스토리라인을 수립하고 목차를 정리하는 것에서부터 시작합니다. 스토리라인은 보고의 목적부터 무슨 내용을 이야기할지, 주장하고자 하는 핵심메시지를 어떤 순서로 전달할지를 구조화하는 작업이라고 할 수 있습니다.
이전 글에서 스토리 라인을 구상하는 노하우에 대해서 말씀드린 적이 있는데, 해당 글을 참고하시면 도움이 될 것 같습니다.
2) 페이지간 구조 수립
전체적인 스토리라인을 수립한 이후에는 보고서를 몇 페이지로 구성할지, 각 페이지에서는 무슨 메시지를 전달할 것인지에 대해서 정리를 할 필요가 있습니다. 이 과정에서 보고서에서 핵심적으로 전달해야 하는 메인 메시지(주제)와 각 페이지에서 전달하고자 하는 메시지/내용들이 서로 연결되어 구조를 이루어야 합니다.
예를 들어, 업무 프로세스상의 비효율을 개선하기 위한 기획보고서를 작성한다고 하면
① 배경과 목적 : 영업 경쟁력 강화를 위해 프로세스의 비효율을 개선을 추진
② 현안 : 영업 프로세스, 시스템 그리고 업무 문화 관점에서 비효율이 발견
1) 영업활동에 필요한 지원인력 구성시 인력요청-선정-할당-결재 프로세스가 복잡 (견적, 제안, 기술영업)
2) 신규 제품 구매원가가 견적시스템에 연동되지 않아 수작업 발생
3) 영업대표가 사업기회 인지단계에서 영업 시스템에 등록하지 않음
③ 개선방안 : 프로세스 관점에서는 ~~, 시스템 관점에서는 ~~, 업무 문화 관점에서는 ~~
④ 실행계획 : 앞의 3가지 개선방안 실행을 위해서는 AA, BB, CC조직이 참여하여 상반기내 개선실행
이러한 스토리라인으로 하고 다음 그림과 같이 각 페이지를 구조화하여 메시지를 끌고 나갈 수 있겠습니다.
3) 페이지의 메시지와 내용의 구조화
일반적으로 PPT보고서에서는 각 페이지를 요약하는 리딩 메시지(Leading Message)를 작성하고, 리딩 메시지를 설명하거나 뒷받침하는 내용으로 본문을 작성한다고 말씀드렸습니다. 여기서도 이 리딩메시지와 본문의 내용이 구조적으로 적합해야 이해하기 쉬워지고 논리적으로 탄탄하게 받아들여질 수 있습니다.
보고서 작성법 7번째 노하우 - 리딩메시지의 의미와 작성방법
오늘은 보고서 작성법 글에서는 리딩메시지를 작성하는 노하우(?)에 대해서 말씀드리려 합니다. 앞선 글들에서 보고서를 작성하는 이유와 큰 틀에서의 작성방법을 이야기했었고, 또 보고서 유
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3. 유의사항
보고서 작성 내용이 길어지다 보면 구조화된 관계 속에서 앞 페이지에서 표현한 용어와 뒷 페이지에 표현한 용어가 달라지는 경우가 있습니다. 특히나, 보고서를 나누어 작성하는 경우에 자주 발생하게 되는데요. 어떻게 보면 사소한 실수일 수도 있고 크게 중요하지 않을 수 있습니다. 하지만 이런 사소한 차이로 인해 보고서 전체의 구조가 흔들린다고 느껴질 수 있고 논리의 신뢰도가 많이 저하될 수 있기 때문에, 꼭 다시 한번 확인하시기를 바랍니다.
물론 글을 입력하는 공간의 제약으로 인하여 요약하거나 수정이 필요한 불가피한 상황이 있을 수 있지만, 그래도 가급적이면 앞에서 사용한 용어들을 그대로 사용하는 것이 전체 구조를 유지하는데 가장 좋은 방법이라 할 수 있습니다.
보고서의 메시지 흐름에 따라 각 페이지(장표)를 어떻게 구성하고 구조화하는지에 대해서 말씀을 드렸습니다. 사실 일반적으로 구조화라고 하면 논리적 사고, 구조적으로 생각하기, MECE방법론 등을 먼저 떠올리시는 분들이 많겠지만 그것과는 별개로 보고서를 작성하는 기술적인 측면에서의 구조화를 말씀드린 것이라고 이해해 주시면 좋겠습니다.