보고서 작성법 4번째 글에서는
전체적인 스토리 라인(Storyline)을 어떻게 세울지
목차를 어떻게 하면 좋을지를 이야기해 보고
저는 어떤 방식으로 작성해 가는지를
말씀드리도록 하겠습니다.
같은 말, 같은 글이어도
어떠한 순서로 이야기하느냐에 따라서
이해하고 받아들이는 정도의 차이가 발생합니다.
따라서,
보고 받는 사람이 편안하게 받아들일 수 있도록
이야기의 흐름을 잘 구성하여
목차를 잡을 필요가 있습니다.
1. 스토리 라인은 로드맵이다.
일반적으로 보고서의 첫 페이지는
제목과 목차로 구성됩니다.
즉, 어떤 주제를 가지고 무슨 내용들을
보고할지를 소개하는 페이지라고 할 수 있는데
이것으로 하여금 보고 받는 사람은
"무슨 내용이 어떤 순서로 이야기하겠구나"라고
스스로도 들을 준비를 할 수 있게 되고
머릿속에서도 흐름을 그려볼 수 있게 합니다.
흐름이라고도 말씀들 드린 것처럼
보고를 받는 사람이 목차를 보고
원활하게 흐름이 그려지지 않는다면
시작부터 불편함을 느끼게 됩니다.
예를 들어, 신규 서비스 기획안을 보고한다면
기능소개부터 시작하는 것보다는
① 서비스 타깃
② 타깃시장 및 고객 조사결과
③ 기능소개
의 순으로 이 기능들이 왜 포함되었는지를
설명할 수 있는 흐름이 쉽게 이해되는 것입니다.
따라서,
보고받는 사람이 쉽게 받아들일 수 있는
논리적인 흐름에 따라
이야기 흐름(스토리 라인)을 갖는 것이
효과적입니다.
2. 논리를 따질 수밖에 없다.
보고를 하거나 리뷰를 하다 보면
"논리적으로 맞느냐 안 맞느냐"
"논리가 있네 없네"하는 말을 들을 때가 있습니다.
도대체 논리가 뭐길래, 그렇게 부르짖는 걸까요?
당연하게도, 보고라는 것은
상위 의사결정자에게 의사결정을 받거나
특정 내용을 이해시키는 것을 목적으로 하는데
이런 이해와 설득 과정을 위해서는
배경, 목적, 근거 등으로부터 시작되는
논리가 뒷받침되어야 합니다.
왜냐하면, 의사결정자들은
합리적인 의사결정을 하려 노력하기 때문입니다.
(네, 물론 그렇지 않은 경우도 많지만
합리적이라고 생각하겠습니다.)
의사결정자의 입장에서 생각해 보자면,
다양한 안건을 판단하고 의사결정 해야 하는데
모든 업무에 대해 디테일하게 알 수는 없습니다.
따라서 각 안건에 대한 명확한 방향성을 갖고
보고서를 보면서 이 내용들이 논리적으로
합당한 지를 판단을 한다고 생각할 수 있습니다.
예를 들면,
신규 M&A 진행에 대한 안건을 보고한다면
① 회사의 중기 사업전략이 변화하고 있고
② 해당 사업 영역에 빨리 진출하기 위해서는
M&A가 필요함
③ 대상을 선정하는 기준은 aa, bb, cc가 있고
④ 기준을 충족하는 회사는 A, B, C 3개 사가 있다.
⑤ 각 회사별로 장/단점은 이러이러하고
⑥ 투자 예상 금액은 얼마이다.
⑦ 우리 회사의 보완 사항을 고려했을 때는
⑧ A, B, C사 순으로 우선순위를 정할 수 있다.
이렇게 앞에서부터 논리적 흐름으로 진행되어야
합리적인 의사결정을 위한 최소한의 요건이
마련된다고 생각할 수 있습니다.
만약 동일한 내용을
거두 절미하고, A, B, C사에 대한 평가결과와
우선순위만 전달한다면
왜 M&A를 해야 하는지?,
어떤 기준으로 평가했는지 등에 대한
논리와 근거가 부족하기 때문에
의사결정자 입장에서는
보고서를 반려할 확률이 높아지게 되는 것입니다.
때문에 우리는, 보고서의 큰 뼈대가 되는
스토리 라인을 구성할 때
논리적인 흐름을 고려해야 한다는 의미입니다.
3. 김프로의 스토리 라인 작성법
앞서 스토리 라인의 중요성에 대해 말씀드렸지만
막상 문서를 작성하려고 한다면
어떤 흐름으로 보고서를 작성할지
막막한 경우가 많이 있으실 겁니다.
보고하는 내용이나 유형에 따라서
효과적인 스토리 라인이 다를 수는 있으나
그래도 저의 경험을 바탕으로 설명드리겠습니다.
1) 배경과 목적을 명확히 하라
이 보고서를 왜 작성하는지,
보고를 통해서 어떤 결과를 얻고자 하는지를
먼저 명확히 해야
무슨 내용을 어떻게 담을지를 고민할 수 있습니다.
2) 배경이 되는 근거들을 구체적으로 정리하라
왜 보고서의 내용들을 주장하는지에 대한
구체적인 근거(현안, 이슈 등)를 정리하여
제시해야 공감을 얻을 수 있습니다.
3) 주장하고자 하는 의견을 명확히 하고
기대효과도 같이 말하라
목적을 달성하기 위해 주장하는 의견은
(개선의견, Action Item 등)
무엇을 할 것인지를 명확히 제시하고
그에 따른 기대효과를 표현해야 합니다.
4) 보고서 통과 이후의 일정도 준비하라
의사결정 이후에 어떤 액션들을
누가, 언제까지 수행할 것인지도
같이 이야기한다면,
더 구체적으로 보일 수 있습니다.
위 내용을 쉽게 목차로 정리해 보자면
1) 추진 배경 및 목적
2) 주요 현안 및 이슈
3) 추진 방향 및 계획
4) 추진일정
로 구성 될 수 있는데
이런 큰 틀을 가지고 전달하고자 하는
핵심 메시지들을 채워보시기 바랍니다.
예를 들었던 M&A건을 대입해 보자면,
1) 추진 배경 및 목적
- 회사 사업전략 변화에 따라
XX 사업영역에 빠르게 진출하기 위해서
M&A를 통해 경쟁력 확보 필요
- 투자성과 극대화를 위해
대상을 선정하고 투자전략을 수립하고자 함
2) 주요 현안 및 이슈
- 우리 회사는 시장 신규진입자로
기술경쟁력과 구매협상력이 낮아
위 부분을 보완할 수 있는 M&A 대상 선정 필요
- 투자가능 자본은 최대 00억으로
기업평가금액 00억 미만 기업을 대상으로 검토
3) 추진 방향 및 계획
- aa, bb, cc를 기준으로 10개사를 검토한 결과
A, B, C의 3개 사가 1차 선정되었고
각각의 장/단점과 인수 시 기대효과는 이러함.
- 회사의 단점 보완 및 투자금액을 고려했을 때
우선순위는 A, B, C사이며
상세한 이유는 다음과 같음.
4) 추진일정
- 최종 선정된 회사에 대해서는
언제까지 인수의향서를 제출하고 (누가)
언제까지 기업평가를 진행하고 (누가)
연말까지 인수협상을 진행하겠음 (누가)
이러한 방식으로 스토리 라인을 정리했다면
이것을 초안으로 빠르게 커뮤니케이션을 한 뒤
수정/보완해 나간다면 좀 더 수월한
보고서 작업을 하실 수 있으실 겁니다.
4. 정리하자면
보고서는 내가 하고자 하는 이야기를
원활하게 전달하고자 하는 목적을 갖고 있기에
이야기에 흐름이 있어야 합니다.
또한,
보고서의 뼈대가 되는 스토리 라인에 따라서
보고 받는 사람은 들을 준비를 하기 때문에
논리적인 흐름을 고려하여 구성해야 합니다.
보고의 콘텐츠나 유형에 따라
효과적인 스토리 라인이 달라질 수 있기 때문에
"Best가 무엇이다!"라고 정할 수는 없습니다.
하지만 누구라도 고개를 끄덕거릴 수 있을 만큼
논리적으로 탄탄한 스토리는
어디서나 통할 것이라고 생각하며
여러분 자신만의 논리를 튼튼하게 하기 위한
고민을 아끼지 마시기를 바랍니다.
다음에는 다양한 보고서 유형별로
어떤 스토리 라인이 좋을지에 대한 의견을
정리해 보도록 하겠습니다.
※ 많은 분들의 고견과 인사이트를 같이 나누면 좋겠습니다 :)