이번 포스트에서는 보고서의 리딩메시지 또는 거버닝 메시지라고 부르는 핵심 메시지를 어떻게 작성해야 하는지에 대해서 말씀드리겠습니다.
앞선 글들에서 보고서를 작성하는 이유와 큰 틀에서의 작성방법을 이야기했었고, 또 보고서 유형에 따라 어떤 스토리 라인을 기본으로 접근해야 할지에 대해서 말씀드렸습니다. 앞의 내용들에 이어서 보고서의 스토리라인을 따라가면서 주장하고자 하는 핵심적인 메시지를 전달하는 리딩메시지(거버닝메시지)는 어떻게 작성해야 하는지에 대한 생각을 공유하겠습니다.
1. 리딩메시지(Leading Message)란?
일반적으로 보고서를 작성할 시(특히 ppt인 경우) 각 페이지의 상단 부분에 해당 페이지에서 말하고자 하는 핵심을 요약하여 전달하는 메시지를 말하는 것으로 거버닝 메시지(Governing Message) 또는 리드 메시지(Lead Message)라고도 불리고 있습니다.
아래의 그림에서 보이시는 것처럼, 보통은 PPT로 작성하는 보고서에서 사용되는데요. 리딩 메시지(거버닝 메시지)는 본문 내용을 설명하지 않고 메시지만 읽더라도 설명이 가능한 내용으로 작성하는 것이 좋습니다.
2. 리딩메시지의 중요성
앞에 그림에서 설명드린 것처럼, 일반적으로 보고서의 개별 페이지 구성은 제목/리딩메시지/본문 순으로 구성하게 되므로 청중은 리딩메시지를 가장 먼저 읽게 되고 그 페이지에 주장하고자 하는 바가 무엇인지를 인지하게 됩니다.
그렇게 때문에 해당 페이지에서 말하고자 하는(주장하고자 하는) 핵심 내용을 요약하여 전달해야 하는 것이며, 가장 좋은 것은 리딩메시지 만으로도 페이지를 설명할 수 있는 것이 베스트라고 할 수 있습니다.
우리들도 광고의 카피라이트를 보고 해당 광고나 더 나아가 그 제품, 브랜드에 대한 이미지가 형성되는 것처럼 리딩 메시가 개별 페이지, 그리고 전체 보고서에서 말하고자 하는 메시지에 대한 이미지를 결정할 수 있기 때문에 엄청나게 중요하다고 할 수 있습니다.
각 페이지의 핵심 메시지를 작성한 것이기 때문에, 리딩 메시지들만 모아서 다시 정리한다면 손쉽게 1Page 보고서를 작성하거나 Summary(요약) 페이지를 만들 수도 있습니다.
3. 작성 방법
주장하고자 하는 메시지를 명확하게 전달해야 하기 때문에, 구체적이면서도 간결하게 작성하는 것이 좋습니다. 또한 문장이 길어질수록 전달력이 떨어지기 때문에 일반적으로는 한 문장, 길어도 두 문장 내에서 완료하는 것이 좋습니다.
만약 두 문장으로 구성해야 하는 경우에는 각각의 문장이 인과관계 또는 대비되는 문장 등 명확히 구분되는 경우가 효과적이라고 할 수 있습니다.
예 1 - 구체적이면서도 간결한 문장으로
기존) 리딩 메시지는 해당 장표에서 전달하고자 하는 핵심 메시지를 요약한 것이기 반드시 작성할 필요가 있다.
변경) 핵심 메시지를 효과적으로 전달하기 위해 리딩 메시지 작성 필수
예 2 - 두 문장 구성시에는 인과관계 또는 대비를 활용
1) 코로나 팬데믹으로 인한 재택근무 도입 기업이 전년비 2배 이상 증가,
따라서, 재택근무 수행을 위한 기업용 솔루션 및 인프라 비용이 증가 예상
2) 재택근무 제도 상시 운영에 따라 IT비용이(솔루션 라이선스 및 인프라) 증가했으나
임직원 설문조사 결과 조직문화, 업무효율 측면에서 만족도가 큰 폭으로 향상
또한, 해당 페이지의 본문에 작성한 내용들이 종합적으로 요약되어 있어야 합니다.
메시지의 일관성 측면에서 리딩 메시지에서 주장하는 내용들에 대한 근거나 상세 내용들이 본문에서 보완되어 설명되어야 합니다. 만약 리딩 메시지와 본문의 내용이 싱크 되지 않거나, 다른 주장을 하고 있다면 보고서의 신뢰도가 낮아지게 됩니다.
그리고 많이 실수(?)하게 되는 부분이 본문에서 설명하는 내용을 그대로 합쳐서 리딩 메시지로 작성하는 경우가 있는데, 가급적이면 동일한 메시지를 반복적으로 전달하지(중언부언) 않는 것이 효과적이라 할 수 있습니다.
4. 보고서 작성 목적을 고려해야 한다.
주장을 전달한다는 것에 대해서는 동일하지만 어떤 목적을 갖는 보고서인지에 따라 리딩 메시지를 작성하는 요령이 조금 다를 수 있습니다.
1) 기획 보고서
일반적으로 새로운 업무를 수행하기 위해 의사결정을 받는 것이 목적인 기획 보고서들이 앞서 언급한 작성방법을 따라야 하는 대표적인 유형이라고 할 수 있습니다. 의사결정자를 설득하기 위해서 핵심적인 주장을 명확하고 간결하게 전달해야 하며 주장을 뒷받침할 수 있는 분석 결과나 세부 실행방안들을 본문에 포함해야 하는 것입니다.
2) 조사 보고서
특정 주제를 가지고 현황 또는 사례를 조사한 결과를 보고하는 보고서의 경우에는 리딩 메시지에서는 Fact data를 구체적인 수치와 함께 전달할 필요가 있으며, 본문에서는 조사한 데이터들을 이미지 형태로 이해하기 쉽게 전달하는 것이 효과적입니다. 다만, 조사를 바탕으로 도출되는 Insight와 같이 의견전달이 필요한 경우에는 기획 보고서의 리딩 메시지와 같이 작성할 필요가 있습니다.
3) 발표자료
세미나, 교육, 발표회 등 다수의 청중을 대상으로 하는 발표자료로 활용되는 보고서의 경우에는, 발표자가 말하기 쉽도록 구어체 형태로 작성될 필요가 있습니다. 물론, 명확하고 간결하게 메시지를 전달하는 것은 기본입니다.
많은 사람들이 PPT를 띄우기 전에 많은 시간 고민할 필요가 있다고 말하고 있습니다. 1000% 공감하는 이야기입니다. PPT를 켜고 작성하기 전에 보고의 목적과 대상을 다시 한번 생각해 보고, 전체적인 스토리라인과 목차를 잡으신 이후에 최소한 각 페이지별 리딩메시지를 먼저 예상해서 작성하신 이후에 본문을 채우고 전체 내용을 재정리하는 방식을 따라가 보시는 것을 어떨까요?
저 역시 보고서 작성 시 가장 고민스러운 부분이 이 리딩메시지입니다. 물론, 초안을 만들 때에는 구체적인 내용이 없기 때문에 가설을 바탕으로 작성하는 경우가 많습니다만. 이 리딩 메시지가 보고서를 위한 자료조사의 방향이 되기도 하기에 중요하다고 생각합니다.
또한, 보고서를 마무리하는 단계에서는 결국 상급자에게 메시지를 명확히 전달함과 동시에 성과를 인정받아야 하기 때문에 명확하고 간결하면서도, 어떻게 하면 임팩트 있는 리딩메시지를 작성할 수 있을지에 대한 고민도 많이 하게 됩니다. 업무수행 시점의 회사의 트렌드라던지 상급자의 관심사에도 관심을 갖고 고민하신다면 더 빛을 보실 수 있으실 거라 감히 예상합니다.