보고서 작성법 6번째 글에서는
실무에서 쓰이는 주간 업무보고 작성법에 대해서
이야기하려고 합니다.
지난 글에서 보고서 유형별로
실무에서 쓰이는 스토리 라인에 대해 이야기했고
보고서의 유형으로
정기 보고서와 비정기 보고서를 구분했었습니다.
2023.05.27 - [업무 Know-How] - 보고서 작성법 5번째 노하우 - 실무에서 쓰이는 스토리 라인
그렇다면 정기 보고서 중에서
가장 많은 빈도를 가진 주간 업무보고는
왜 작성해야 하며, 어떻게 작성해야 할까요?
0. 주간 업무보고란?
이 글을 검색해서 방문하신 분들이라면
이미 주간 업무보고에 시달리고 계신
직장인이시겠지요?
많은 기업들은 여러 가지 목적으로
주간 업무보고, 주간 일지 등의 이름으로
주 단위 업무보고를 진행하고 있습니다.
심한 경우에는 일 단위, 또는 시간 단위로
업무 일지를 작성하는 경우도 있습니다.
이러한 주간 업무보고는
주간 회의와 연결되는 경우가 많은데
그러다 보면 주간 업무보고 작성,
주간 회의, 상위 부서로의 보고 작성 등등
주간 업무보고 관련 업무로
일주일이 지나가버리는 경우도 빈번합니다.
사실 실무자 입장에서는
주간 업무보고만큼 불필요한 업무가 있을까라는
생각마저 드는 경우가 많습니다.
업무의 이벤트들이 매주 있는 것도 아니고
주 단위로 업무 현황을 작성하다 보면
정말 사소한 것들 외에는
작성할 게 없는 경우도 있기 때문이지요.
그렇다면 대체 왜!!
많은 기업에서 주간 업무보고를
운영하는 것일까요?
1. 주간 업무보고의 이유?
저 역시 마찬가지로
주간 업무보고로 많은 시간을 뺏기고 있습니다.
담당하고 있는 업무를 수행하면서
업무에 대한 주간 업무보고를 작성할 뿐만 아니라
심지어 소속부서의 기획/스탭역할도 수행하기에
모든 사람들의 주간 업무를 취합하여
부서의 주간업무까지 작성하고 있기 때문입니다.
그렇기 때문에 주간 업무보고로 인해
너무나도 많은 스트레스를 받게 되면서
스스로의 동기부여 또는 업무의 이해를 위해
도대체 왜 주간 업무보고를 작성해야 하는가를
나름대로 고민하고 저만의 답을 내보았습니다.
저는 주간 업무보고를 작성하는 이유를
크게 세 가지 이유로 생각하고 있습니다.
· 개인/조직 간 협업
· 리스크 매니지먼트
· 실적 어필
1) 개인/조직 간 협업
회사는 이익 창출이라는 공동의 목표를 가진
개인들의 집합이라 할 수 있습니다.
개인들은 각자의 역할에 맞추어 업무를 수행하고
그 결과들이 모여 비즈니스에서
이익이 창출되어야 하는데,
그렇게 되기 위해서는
시너지 창출, 비효율 제거 등의 이유로
개인/조직 간 협업이 매우 중요하게 됩니다.
따라서 주간 업무보고를 통해
개개인들이 수행하고 있는 업무,
또 이것들이 모여서 정리된 조직의 업무들이
회사 내에 공유되면서
다른 사람/조직의 수행 업무를 확인할 수 있고
협업이 필요한 업무를 알 수 있는 기회가 됩니다.
2) 리스크 매니지먼트
업무를 수행하면서 리스크라는 것은
다양한 형태로 존재할 수 있습니다.
정기적으로(루틴 하게) 수행되는
운영성 업무들은 이상치를 발견하는 것으로
리스크를 감지할 수 있고
특정 기간에만(스폿성으로) 수행되는
기획성 업무들은 계획된 일정에서 벗어나는 것을
인지하는 것으로 리스크를 감지할 수 있겠습니다.
이런 리스크들을 주간 업무보고를 통해
모니터링하면서 사전에 감지할 수 있게 되며
감지된 리스크(또는 이슈)들은 하나의 안건으로
관리하여 리스크 해소 시까지
모니터링할 수 있는 장점이 있습니다.
3) 실적 어필
개인/조직 입장에서는 가장 중요한 이유입니다.
본인들이 수행하는 업무가
비즈니스에 어떻게 기여하는지를
지속적으로 또 공식적으로
어필할 수 있는 채널이 되며
어떠한 방식으로 업무를 엮어서
성과를 나타낼 수 있는지가
개인/조직의 역량이 되기도 합니다.
2. 주간 업무보고의 폐해
위의 이유로 주간 업무보고가 필요하다는 점을
스스로에게 상기시키며 동기부여를 하고 있지만
매주 스트레스가 지속되는 것이 사실입니다.
회사 입장에서 보자면 저뿐만 아니라
정말 많은 대다수 직원들이 업무 부담을 느끼면서
많은 어려움을 겪고 있습니다.
특히나, 조직의 규모가 크고 복잡할수록
주간 업무보고의 부담이 클 수밖에 없는데요.
조직의 최소 단위에서부터 경영진까지
주간 보고가 진행되는 과정이 길다면
일주일 내내 시달리는 경우가 있습니다.
저의 경우에도
파트 → 그룹 → 팀 → 사업부 → 경영진
이라는 복잡 다단한 단계를 거치기 때문에
수많은 주간보고/주간회의를 진행하고 있습니다.
| 요일 | 업무 |
| 월 | - 개인별 주간업무 작성 |
| 화 | - 파트단위 주간업무 리뷰 - 그룹 주간 업무보고 작성 |
| 수 | - 그룹 주간회의 - 팀 주간 업무보고 작성 |
| 목 | - 팀 주간회의 - 팀 주간 업무보고 리뷰/제출 |
| 금 | - 사업부 주간회의 - 사업부 업무보고 경영진 제출 |
위의 표는 저의 주간 업무보고 사이클입니다.
정말 일주일 내내 주간 업무와 관련된 일들이
수북이 쌓여있는데요.
제가 담당하고 있는 업무와 별개로
아래의 모든 일들을 F/U 해야 합니다.....
이렇게 주간 업무보고의 부담이 커지게 되면
개인들은 본연의 업무에 집중하는 시간보다
주간 업무보고에 쏟는 시간이 길어지면서
업무의 비효율이 발생하고는 합니다.
또는,
부서 차원에서 주간 업무보고만 전담하는
인력을 지정하여 운영하게 되면
부서 내부의 업무 공유에 있어서는
원활해지지 않는 단점이 발생할 수 있습니다.
이러한 단점, 폐해들로 인하여
주간 업무보고를 간소화하거나 폐지하는 등의
업무 혁신활동들이 많이 수행되었으나
결국에는 다시 부활하는 현상들을 겪다 보니
"경영진 입장에서는
회사의 업무 현황을 파악하기 위해서는
주간 업무보고가 꼭 필요한 것이구나"
라는 생각을 하게 되었습니다.
3. 주간 업무보고 작성방법
1) 고려사항
실무자 입장에서의 주간보고와
보직간부(그룹장/팀장 등) 입장에서의
주간 보고는 조금 다를 수는 있습니다.
실무자 입장에서는 본인이 수행하는
업무에 대해서만 작성하게 되지만
보직간부는 조직의 입장에서
각 실무자들이 수행하는 업무들을 연결시켜
조직이 수행하는 업무로 정리하기 때문입니다.
하지만,
일잘러라면 본인의 업무에 대해 주간 보고 작성 시
조직의 입장에서 어필할 수 있는 포인트를
같이 작성하는 것이 인정받을 수 있는 부분입니다.
2) 보고 내용
주간 업무보고는 회사마다 양식이 다르기 때문에
포함되어야 하는 항목들이 다를 수 있으나,
기본적으로는 금주 진행업무와 차주 진행업무를
중심으로 내용을 작성하게 됩니다.
하지만, 업무의 현황만 작성하게 된다면
정보만 제공하고 끝나버리는,
다른 말로는 "매우 심심한" 보고가 되고 맙니다.
따라서, 주간보고 역시 스토리텔링이 필요합니다.
이야깃거리를 만들어 준다는 의미인데요.
예를 들어, 개발한 시스템의 사내 오픈을 앞두고
테스트를 진행한 업무를 보고하는 경우
ABC 시스템 사내 적용 테스트 진행
- 사내 테스트 그룹 00명 대상으로 사용자 테스트 완료 (00/00일)
- 품질부서 출하품질 심의 통과 (00/00일)
- 차주 00/00일 정기 릴리즈시 변경사항 반영하여
00/00일 09시부터 사용자 접근가능하도록 준비 예정
이렇게 드라이하게 단순 정보제공만을 하는 것보다
ABC 시스템 사내 오픈 진행현황
- 사내 테스트 그룹 00명 대상으로 사용자 테스트 완료 (00/00일)
[주요 의견] ① ///////
② ///////
③ ///////
→ 사용자 의견을 검토하여 오픈 이후 Quick-Fix 반영사항 도출 예정
- 품질부서 출하품질 심의 통과 (00/00일)
- 차주 00/00일 09시 사내 오픈 (00/00일 정기 릴리즈시 반영)
→ 오픈 후 임직원 대상 시스템 안내 게시 및 지원체계 가동
위와 같이 수행한 업무 +
업무의 결과에서 파생된 내용이나 의견
그리고 F/U 할 사항을 같이 작성한다면
보고 관점에서는 이야기할 거리도 풍성해지고
업무 관점에서는 놓치는 부분 없이
꼼꼼하게 업무를 수행할 수 있습니다.
4. 상급자의 주간보고
업무리더, 셀장, 파트장, 그룹장, 팀장 등등
다양한 직책을 담당하고 계신 보직간부들의
주간 보고는 또 다른 의미에서 중요합니다.
앞서 이야기한 3가지 이유 중 "실적 어필" 부분이
매우 중요하다고 생각하는데요.
사실 회사 업무라는 것이,
업무를 열심히, 그리고 잘한다고 능사가 아니라
윗사람에 따라 또 회사 기조에 따라
나의 퍼포먼스는 그대로인데
그 가치가 달라지는 경우가 있습니다.
개인의 입장에서는 본인의 평가에만 국한되지만
조직을 이끄는 입장에서는
본인뿐만 아니라,
부하직원들까지도 영향을 미치는 부분이기에
상급자의 주간보고는 특히나 "실적 어필"부분이
중요하다고 말씀드리는 것입니다.
이 부분은 명확한 답은 없습니다.
하지만 회사의 경영방침 및 전략에 맞는 업무들
경영진의 관심사항 등에 최대한 Align 하여
조직의 업무 우선순위를 조정해 가면서
조직의 성과가 회사 경영방침, 경영진 관심사항에
기여하는 바를 지속적으로 어필하는 것이
중요한 것 같습니다.
이번 글에서는
모든 직장인들의 숙명이자
매주 찾아오는 고통인
주간 업무보고에 대해서 이야기를 드렸습니다.
실제 업무를 하다 보면
타이밍에 따라서 보고거리가 많은 주가 있고
그렇지 않은 주가 있다 보니
어려운 부분이 있는데
해당하는 주뿐만 아니라
앞으로의 2~3주 뒤의 업무와 성과를 예상하시면서
주간 업무보고 내용을 전략적으로 배분하는
지혜도 필요한 것 같습니다.
대체 공휴일로 인하여 출근하자마자
주간 업무보고에 시달리던 하루를 마치며
김프로 올림.