보고서 작성법 5번째 글에서는
몇 가지 보고서 유형에 따라
실무에서 쓰이는 스토리 라인들의
예시를 설명해보려고 합니다.
사실 업무를 하다 보면 보고 유형에 따라
일반적으로 활용되는 스토리 라인들이 있습니다.
어느 정도 연차와 경험이 쌓이게 되면
기존의 보고서의 목차와 양식을 그대로 두고
내용만 바꿔가면서 사용하는 경우도 있습니다.
물론 회사마다 특징들이 다르기 때문에
일반화하기는 어려울 수 있지만,
그래도 실무에서 많이 활용되는,
그리고 논리적으로도 납득이 되는
유형별 스토리라인을 말씀드리겠습니다.
0) 보고서의 유형
보고서라는 것은 우리가 하는 모든 업무에서
필요로 하고 만들어지는 산출물이기 때문에
특정해서 유형을 정의하기는 어렵습니다.
그래도 저는 보고서를 크게
두 가지 유형으로 볼 수 있다고 생각하는데요.
정기 보고서와 비정기 보고서입니다.
0-1) 정기 보고서
정기 보고서는
정해진 특정 기간/시점에
반복적으로 작성하는 보고서로
주간 업무보고서, 월/분기/연간 실적보고서,
운영 모니터링 보고서, 마케팅 활동 보고서 등이
정기 보고서의 예시라고 할 수 있습니다.
이러한 정기 보고서는
지속적으로 커뮤니케이션한다는 점에서
보고서의 구성에 대해서는
상급자와 상호 간 합의가 되었기 때문에
보고서의 구성에는 큰 변화가 없이
내용의 업데이트나 변동 사항에
포커스를 두는 경향이 있습니다.
0-2) 비정기 보고서
비정기 보고서는
Top에서 지시로 내려오는 업무들,
부서 내부에서 신규 기획하는 업무 등
무엇인가 새로운 업무를 수행함에 있어
의사결정, 이슈 해결, 내용 공유 등
상급자와의 커뮤니케이션을 위해
작성하는 보고서로
신규 상품 기획보고서, 북미 시장 GTM보고서,
CS 시스템 이슈보고서 등의
예시가 있을 수 있습니다.
이러한 비정기 보고서는
업무의 목표/목적이나 추진 방법론,
그리고 핵심적으로 전달하고 싶은 메시지에 따라
보고서의 구성(스토리 라인)을 정하고
세부 내용을 작성하게 되는데
물론 내용도 중요하지만,
어떠한 구성으로 내용을 전달할지에 대한
고민을 더 많이 하게 되는 경향이 있습니다.
그렇기 때문에 오늘 말씀드릴
보고서의 유형은
비정기 보고서를 중심으로 해서
제 경험에 비추어 몇 개 사례를 소개하겠습니다.
1) 기획 보고서
1-1) 기획안 보고 (착수보고)
- 의사결정을 받아 실행을 해야 하는
벤치마킹, 서비스 기획안, 업무개선안,
TF추진 안 등의 기획 보고서들은
착수보고 시에
① 기획안을 준비한 배경과 목적
② 당면한 문제들과 원인
③ 문제 해결을 위한 방향과 Action Item
④ 향후 Action Item의 구체적인 실행계획
(누가, 무엇을, 언제까지 할 것인지)
※ 비용이 발생하는 경우에는
예상비용도 같이 포함해야 합니다.
스토리 라인이 효과적일 수 있습니다.
1-2) 중간보고
- 통과된 기획안을 실행하는 단계에서는
진행되는 내용을 업데이트하기 위해
경과보고를 진행합니다.
이러한 중간보고 시에는
① 추진하고 있는 업무를 요약한 추진 개요
② 전체 계획된 업무 일정 중
현재 단계를 표현하는 추진 현황
③ 각 Action Item 단위로 진행내용과
경과를 정리하는 아이템별 상세 내용
④ 잔여기간 동안 추진할 업무와
일정계획을 작성하는 향후 일정
위의 흐름으로 보고를 진행할 수 있다.
1-3) 결과보고
- 결과보고의 경우에는 진행한 업무에 따라서
많이 달라질 수는 있으나,
결과와 향후 관리방안을 중심으로
이야기할 수 있습니다.
① 실행한 결과를 요약한 결과 요약
② 여러 Action Item들이 나뉘어 있다면
각각에 대한 상세 결과 내용 공유
③ 지속적인 성과를 이어가기 위한
향후 운영안 또는 변화관리 방안
(누가, 어떤 활동을 할 것인지)
2) 조사 보고서
회사 업무상 리서치를 수행하는 경우는
일반적으로 시장, 고객, 경쟁사, 트렌드 등이
조사 대상이 될 텐데요.
이러한 리서치 보고서의 경우에도
착수 보고(리서치 기획안)와 결과 보고로
구분할 수 있습니다.
2-1) 리서치 착수 보고
- 의사결정자 입장에서 무엇을 목적으로,
무엇을, 언제까지 리서치하는 것인지를
알고 싶어 하기 때문에
이 세 가지를 명확하게 밝힐 필요가 있습니다.
① 어떤 목적을 위해 무엇에 대해서
리서치 활동이 필요한지 설명하는
추진 목적 및 대상
② 어떠한 방법을 활용해서
리서치를 진행할 것인지를 설명하는
조사 방법론
③ 각각의 진행단계별 일정을 상세히
설명하는 추진 일정
의 흐름으로 설명할 수 있습니다.
다만, 조사 방법론에서
외부 리서치 업체, 마켓 자료 구매,
전문가 인터뷰 등 비용일 발생하는 경우에는
전체 비용에 대해서도 내용에 포함해야 합니다.
2-2) 리서치 결과 보고
- 결과보고의 경우에는
해당 리서치의 대상이나 목적에 따라
그 내용이 천차만별이 될 수 있기에
보편적인 흐름을 설명하기에는 어렵습니다만
앞서 이야기한 리서치의 목적에 부합하는
결과를 전달하기에 가장 효과적인
흐름을 구성하여 진행할 필요가 있습니다.
3) 이슈 보고서
업무 수행 시 이슈가 발생하는 경우에는
이슈 내용을 명확히 파악하고
빠르게 보고를 진행할 필요가 있습니다.
따라서, 다음의 흐름으로 진행할 수 있습니다.
① 현재 발생한 이슈에 대해
이슈가 감지된 시점과
이슈의 내용을 설명하는 "개요"
② 이슈로 인해 야기되는 현재의 문제점과
지속될 경우 예상되는 문제점을 정리
③ 이슈를 해결하기 위한 몇 가지 방안의
세부 내용과 수행 조직,
방안별 장/단점, 기대효과 등을 정리
4) 회의록
회의록은 다들 많이 작성하시고
일반적인 포맷이 있으실 거라 생각하기 때문에
간략히 말씀드리자면,
① 회의 주제, 시간/장소, 참석자 등을
회의의 기본 정보를 작성하는 개요와
② 논의된 사항 중 중요하게 공유해야 하는
의견들을 정리하는 주요 의견
③ 회의 결과에 따라 향후 진행 업무를 공유하는
Action Item으로 정리할 수 있습니다.
보고서 작성법 5번째 글에서는
보고 유형별로 사용할 수 있는
스토리 라인의 예시 말씀드렸습니다.
회사마다, 사람마다
선호하는 방식이나 용어가 다르다 보니
일부 차이가 있을 수 있고
각각의 보고마다
현재의 상황이나 목적, 방향 등이 다르기에
너무 일반화된 경향이 있긴 하지만
논리적인 흐름 관점에서는
실패하지 않을 스토리 라인이라고
생각됩니다.
오늘 제가 말씀드린 예시들을 참고하시되
기존에 작성되었던 보고서들을 많이 보시고
보고서 작성의 경험이 쌓인다면
보고서 작성 지시를 받게 되면
자연스럽게 스토리 라인이 그려지는
그런 경지에 이르게 될 겁니다.
※ 많은 분들의 고견과 인사이트를 같이 나누면 좋겠습니다 :)