이번 포스트에서는 빠르게 보고서를 통과할 수 있는 방법에 대해서 이야기를 나누어 보려고 합니다. 보고서를 준비하고 보고를 진행하는 과정에서 가장 많은 시간이 많이 소요되면서 스트레스 받는 것은 무엇일까요? 제 생각에는 리뷰와 수정의 무한 루프에 빠지는 경우가 아닌가 싶습니다.
결국 보고과정을 단축하기 위해서는 리뷰와 수정이라는 반복적인 사이클을 최소화 해야 할텐데요. 이를 위해서는 바로 상사와 생각의 코드를 맞추는 것이 중요하다고 할 수 있습니다. 이번 포스트의 주제는 바로 코드를 맞추는 것에 있습니다.
0. 진짜 최종 버전?
여러분들의 보고서는 몇 번째 버전인가요? 버전이 하나하나 쌓일 때마다 "이럴 거면 당신이 작성하던가!!", "업무지시를 명확히 하라고!!" 등등 마음속으로 외치는 일이 많습니다.
궁예나 독심술사도 아닌데 관심법을 써야 하는 현실이 너무나도 힘들 때가 많지만.. 결국 보고서가 통과하기 위해서는 상사가 합리적이라고 생각하고 이해할 수 있어야 합니다. 그렇다면 상사의 생각을 읽고 마치 빙의한 것처럼 보고서를 작성하려면 어떻게 해야 할까요?
1. 보고서 초안은 빠르게 작성하자.
보고서 작성에 대한 오더를 받게 되면 어떤 내용을 담을 것인지, 어떠한 방식으로 전개할 것인지, 주요한 메시지는 무엇으로 할지 등 전체적인 스토리와 방향성을 잡아야 합니다.
좋은 상사라면 전체적인 스토리와 방향성뿐만 아니라 각 페이지에는 어떤 내용을 어떻게 표현할지까지 가이드 해주기도 합니다만, 하지만 본인들도 바쁜 와중에 얼마나 많은 상사들이 그럴까요 ? 게다가 연차가 쌓여갈수록 보고서의 스토리, 방향성을 잡는 것도 하나의 역량이기 때문에 빠르게 고민하고 커뮤니케이션할 필요가 있습니다.
핵심은 스피드인데, 최대한 빠른 시간에 초안을 작성해서 생각을 한번 맞춰 보는것이 중요합니다. 빠르다는 기준이 애매하긴 하지만, 저의 경우에는 가급적이면, 최초 방향성 회의 후 당일 퇴근 전 또는 다음날 오전까지는 생각하는 스토리라인을 보고하려고 노력합니다.
초안을 빠르게 작성하는 것이 왜 중요할까요? 당연한 이야기지만 첫 단추를 잘못 끼운 상태에서 계속 진행하다 보면 나중에 바꾸는 것이 더 어렵고 많은 시간이 소요되기 때문입니다. 또한, 백지상태에서는 상사의 의견을 듣기 어렵지만 무엇이라도 눈에 보이는 것이 있다면, 그것을 보면서 생각나는 의견을 상사가 전달해주기가 쉽기 때문입니다.
즉, 상사가 직접 고민하도록 일거리를 던져주는 것이기에 맞고 틀리고를 떠나서 자신의 생각을 빠르게 전달하는 것이 중요한 것입니다.
2. 상사의 말하는 방식을 관찰하라
사람들은 각자 말하는 방식이 다르기 마련입니다. 말투는 물론이고 사용하는 어휘나 대화의 전개방식 등에서 개개인의 특징이 묻어 나오게 됩니다.
보고서도 마찬가지 입니다. 문서의 디자인, 논리 전개방식, 사용되는 단어들을 보다 보면 누가 만든 보고서인지를 알 수 있을 정도로 개인들의 색깔이 반영되는데요. 그렇다는 말은, 본인이 말하는 방식(어휘나 대화 전개방식)과 보고서의 구성(사용되는 용어와 스토리라인)이 일치하는 경우 편안함을 느끼게 되고 쉽게 받아들이게 된다는 것입니다.
따라서 우리는, 상사의 말하는 방식(특히나 업무적으로 말하는 것)을 관찰해서 그 흐름에 맞추어 보고서를 작성하는 것이 효율적으로 일하는 방법이 될 것입니다.
그렇다면 이러한 특징들을 어떻게 관찰할 수 있을까요?
첫째, 업무회의 시 상사의 말에 집중해 보자.
업무 관련 용어는 무엇을 사용하는지, 어떠한 흐름으로 이야기를 이끌어가는지 이러한 것들이 특징을 파악하는 단서가 됩니다.
예를 들어 똑같은 안건에 대해서
A라는 상사는 "최근 사업현안은 개발자 인건비가 큰 폭으로 상승하여 사업의 수익성이 악화된 것입니다. 따라서, 외주 개발자를 최소화할 방안을 찾아야 합니다."라고 말을 하고
B라는 상사는 "개발자 인건비 상승의 이슈로 손익의 차질이 발생하고 있다. 손익 개선방안으로 외주 개발자를 최소화하는 방법을 찾아보자."라고 한다면
| A상사용 보고서 | B상사용 보고서 |
| - 현안 : 원가 상승으로 인한 수익성 악화 * 개발자 인건비가 전년대비 +00%로 상승 - 목적 : 사업 수익성 강화를 위한 외주 개발자 최소화 방안수립 |
- 이슈 : 개발자 인건비 상승으로 인한 손익 차질 - 목적 : 외주 개발자 최소화 방안 등 손익 개선방안 수립 |
이런 방식으로 그들이 주로 사용하는 용어와 논리 전개 방식에 맞추어서 보고서를 작성하는 것이 효과적일 수 있습니다.
두 번째는, 보고서를 많이 읽어보는 것.
상사가 보고하는 문서나 부서에서 생성되는 보고서들을 참고하면 자연스럽게 어떤 생각을 갖고 이야기를 하고 싶어 하는지를 알 수가 있습니다. 최종적으로 보고가 진행된 보고서라는 것은, 이미 상사의 의견과 일치하는 보고서라고 할 수 있기 때문에 이를 기초로하여 보고서를 작성한다면 최소한 실패하지는 않을 것입니다.
3. 그래도 나의 의견은 명확하게 세워야 한다.
앞에서는 상사의 생각에 맞추는 것에 대해서 이야기를 했지만 무작정 상사에만 맞춰서는 오히려 독이 될 수가 있습니다.
상사의 생각에 내가 공감하지 못하는데 맞추려고만 한다면 보고서의 논리가 무너질 뿐만 아니라, 보고서의 문장들 조차 작성하기가 어려울 것입니다. 즉, 상사가 왜 그렇게 생각하는지를 심도 있게 고민해 가면서 내 의견을 그 방향으로 세워가야 한다는 의미가 되는 것입니다.
또한 큰 틀에서의 방향과 용어, 논리의 전개방식은 맞추되 실행하는 Action Item 단위에서는 본인의 생각을 세우고 토론하는 과정이 수반되어야지만 인정받을 수가 있습니다.
예를 들어 위에서 이야기했던 외주 개발자 최소화 방안을 수립하는 보고서라면, 사내 개발과제 전수조사 후 효율화, 인도/ 동남아 등 글로벌 개발센터 활용 등 구체적인 실행 방안에 대해서는 자신만의 의견을 명확히 하고 토론을 통해 결정해 나가야 한다는 것입니다. 그래야지만, 같은 눈높이에서 안건을 바라보며 토론을 할 수 있고 인정받을 수 있습니다.
4. 결론
보고서를 작성하는 과정에서부터 전체적인 방향과 세부항목들에 대한 커뮤니케이션을 지속적으로 할 필요가 있고 상사의 입장에서 고민하면서 방향을 맞추되 나만의 의견도 명확히 세워야 보고서 작성자로서의 역할과 부서원으로서의 역할을 모두 수행하는 것이라고 생각합니다.
말이나 글로 쓰는 것은 쉬우나 실제로 수행하기는 어려운 주제였습니다. 좋은 상사를 만나는 것과 같이 운이 따라주어야 하는 부분도 있겠습니다. 하지만 저의 경우에는 10년 동안 7번이나 부서장이 바뀌었음에도, 이 방법을 통해 나름대로 계속 인정을 받아왔던 것 같습니다.
가려운 부분을 긁어주면서 내 생각을 한두 개 던져주는 방식 아직까지는 이게 통하고 있는 것 같습니다.