안녕하세요, 이번 포스트에서는 보고서를 작성하고 나서 어떤 것들을 검수해야 하는지에 대해서 말씀드려보려고 합니다. 당연하게도 스토리와 내용에 대한 리뷰가 우선되어야겠지만, 그 부분은 지속적으로 확인해야 하는 부분이기 때문에 다루지 않고 보고서에서 기초적인 부분들 내용에 상관없이 지켜져야 하는 항목들에 대해서 말씀드리도록 하겠습니다.
자주 말씀드리지만 회사에서 주로 활용되는 양식이나 방식에 따라서 다를 수는 있지만, 저 나름의 노하우를 말씀드리는 것이니 참고하시고 필요한 부분은 실제 업무에 적용해 보시면 좋겠습니다.
1. 전체 보고서를 소리 내어 읽어보자.
문서로서만 보고하는 경우도 있지만, 보고자리에서는 보고서를 같이 보면서 구두로 설명하는 경우가 많이 있습니다. 구두로 설명을 하게 된다면, 보고서에 작성된 내용을 그대로 읽지는 않게 되고 문서상에 생략된 문장이나 조사 또는 예시를 들어 설명하게 됩니다.
예를 들어, 보고서에 작성된 문장이 다음과 같다고 하겠습니다.
□ 고객 니즈 분석결과 주요 Feature Request 10개 도출되어 개발/적용 추진 (~12월)
- 서비스 가입 고객 및 도입 검토를 진행 중인 잠재고객의 요구사항을 분석 (상반기)
· 관리자 기능 추가, 모니터링 대시보드 추가 등 신규 4건
· UX변경, 마이페이지 개선 등 기능 개선 3건
· 아키텍처 최적화, DB구조 변경 등 성능 향상 3건
- FR의 시급성, 수요강도, 차별성에 따른 우선순위에 따라 반영
이 보고서를 구두로 설명한다면 이렇게 살을 붙이고 할 수 있습니다.
AA상품 로드맵 수립을 위해 상반기 00개 고객을 대상으로 기능 개선 요청사항을 수집했습니다.
그 결과, 상품에 반영한 주요 기능 요구사항 10개가 도출하여 연내 적용할 예정입니다.
주요 기능 요구사항으로는 관리자 기능이라던지 모니터링 대시보드 등 신규 기능이 4건,
UX변경 등 기능 개선 3건, 상품 성능 향상 3건이 있습니다.
도출된 요구사항은 시급성과 수요의 강도, 경쟁상품과의 차별성을 고려하여 우선순위를 선정하여 진행하겠습니다.
내용을 이미 이해하고 있는 보고자 입장에서 말하기 편한 순서와 내용으로 이야기를 하다 보면, 위의 예시의 첫 번째/두 번째 줄이 순서가 바뀐 것처럼 보고서와 말하는 문장이 달라지는 경우가 발생하게 됩니다.
이 경우에는 보고자가 보고서를 보면서 말을 하다가 꼬인다거나, 말과 보고서의 순서가 달라 보고받는 사람이 따라오지 못하는 상황이 발생할 수 있습니다. 따라서 직접 스스로 소리 내어 읽어보면서 말하기 편하고 이해하기 쉬운 순서로 문단과 문장을 수정하고, 문구를 부드럽게 변경할 필요가 있습니다.
2. 글 간격을 조정하자, 시원하게!
위에 문서를 읽어보셨나요? 어떻게 느껴지셨을까요?
결국 문서는 눈으로 보는 것입니다. 상대방이 내용을 읽고 이해하기를 바란다면, 먼저 읽고 싶어 지게 만들어야 합니다. 물론 문장으로 사로잡는 것이 가장 중요하겠지만, 일단 가능하다면 답답하게 느껴지지 않게 하는 것도 중요합니다. 좁은 공간에 빽빽하게 들어선 글자들을 보게 된다면, 누구라도 글을 읽기 전에 거부감이 들기 때문입니다.
위의 글은 어떤까요? 다닥다닥 붙어있던 첫 번째 예시보다 훨씬 더 읽기 수월하지 않으신가요? 동일한 문장임에도 글 간격의 조정만으로도 가독성이 훨씬 높아지는 것을 확인할 수가 있습니다.
기본적으로는 행 단위로 일정 수준의 글간격을 통해서 눈의 피로도를 낮출 수 있음은 물론이고, 문단과 문단사이의 간격을 통해서 유사 내용은 그룹핑되고 화제가 전환되는 부분은 구분함으로써 읽는 사람으로 하여금 글의 흐름을 따라가기 쉽게 도와줄 수가 있습니다.
어떤 분들은 제한된 페이지 안에 많은 내용을 욱여넣으려고 글 간격을 좁히시는 경우가 있습니다. 가능하다면 핵심만 요약하여 공간을 확보하거나, 차라리 여러 페이지를 작성하더라도 간격을 시원시원하게 확보하시는 게 더 효과적이라 할 수 있습니다.
3. 기본을 놓치지 말자!
페이지 번호, 문서의 날짜, 오탈자 등 가장 기본적인 것들로 인해 보고서를 퇴짜 맞는 경우들이 많이 있습니다. 보고서와 관련된 다양한 자기 계발서나, 선배/상사들의 입을 통해서 귀에 딱지가 앉도록 강조되는 기초적인 부분임에도 보고서를 작성하다 보면 미처 신경 쓰지 못하고 지적받고는 합니다.
사실 실무자 입장에서는 보고서 내용과는 크게 연관이 없음에도 불구하고 형식을 갖고 지적받고 반려당한다는 사실이 굉장히 억울(?) 한 것도 사실이나, 완성도가 떨어진다는 지적에 반박할 수 없는 것 또한 사실입니다. 하지만 이러한 사소한 부분들로 인하여 보고서 자체가 폄훼되지 않도록 더 주의를 기울여야 합니다.
보고서의 내용을 모두 리뷰하고 마지막 버전을 저장하기 전에 꼭 다음의 기본적인 사항을 확인해 보시기를 당부드립니다.
- 보고서의 날짜
- 페이지 번호
- 오탈자
- 약어의 풀이
- 숫자의 합, 단차
위의 다섯 가지가 주로 놓치는 주요한 항목들이라고 할 수 있습니다. 보고서의 날짜는 보고자에게 문서를 보여주는 날짜를 기준으로 작성해야 합니다. 이는 가장 최신버전임을 나타내주는 기본 중의 기본이라 할 수 있습니다.
페이지 번호의 경우, 보고서의 분량이 어느 정도 되는지를 가늠하게 해 주고 현재 얼마큼 진행되었는지를 나타내주는 항목이기 때문에, 이 역시 잊지 말고 삽입해주어야 합니다.
오탈자나 약어의 풀이 같은 경우에는, 보고서의 흐름이 끊기지 않게 하기 위해서라도 꼭 체크해야 하는 항목입니다. 보고서를 읽거나 보고를 받는 상황에서 오탈자가 나오거나 모르는 단어가 나오게 되면 집중이 깨지게 됨으로 주의 깊게 살펴보셔야 합니다.
마지막으로 숫자입니다. 보고서의 문장에 숫자를 사용하는 경우뿐만 아니라 특히나 표나 그래프를 활용하는 경우에는 숫자를 다시 한번 확인해보셔야 합니다. 일반적으로 합계 표시하는 경우 반올림에 의한 단차가 발생할 수 있음으로 이에 유의해야 합니다. 또한 중간중간 업데이트하는 과정에서 변동되는 숫자를 잘못기입하게 되는 경우가 있으므로 여러 번 체크하셔야 합니다.
숫자는 강력한 근거가 될 뿐만 아니라, 치명적인 오류가 될 수 있음을 인지하셔야 합니다.
다른 사람이 작성한 보고서의 경우 잘못된 부분이 눈에 잘 띄는 경험을 해보셨을 겁니다. 마찬가지로 다른 사람이 나의 보고서를 볼 때도 마찬가지임을 항상 생각하시고 마지막 마무리까지 깔끔하게 하실 수 있도록, 마침표를 찍기 전에 여러 번 검수하시는 습관이 필요합니다.