안녕하세요. 일잘러 김프로입니다. 지난 포스트에서는 보고서에서 표를 왜 활용하는지에 대해서 말씀드렸습니다. 간단하게 요약해 보자면, 문서 형태인 보고서를 작성함에 있어 가독성을 높이는 방법 중 하나로 표를 활용하는 것입니다. 특히나 자신이 주장하고자 하는 메시지를 뒷받침하는 근거를 제시할 때 많은 정보를 일목요연하게 전달하기에 표가 효과적이라고 말씀드렸습니다.
주로 표를 활용하는 상황으로는 첫째 수치화 된 데이터의 의미를 전달할 때, 둘째 구분된 영역별로 내용을 전달할 때, 세 번째로 여러 항목 간 비교가 필요한 경우에 표를 활용하는 것이 좋다고 말씀드렸습니다.
지난 포스트에 이어서 이번 포스트는 보고서에서 표를 활용할 때 생각해야 하는 부분들과 효과적으로 활용하기 위한 Tip들에 대해서 말씀드리도록 하겠습니다.
1. 결국 핵심은 메시지다.
보고서에서 가장 중요한 것은 메시지이고, 이를 어떻게 잘 전달하는지가 보고서의 품질을 결정하는 것이라고 많이 그리고 또 자주 말씀드렸습니다.
표를 활용하는 경우에도 마찬가지입니다. 표는 많은 정보들을 구분하여 일목요연하게 전달하는 것에 장점이 있기 때문에, 하나의 표 안에서 전달할 수 있는 메시지는 굉장히 다양하게 존재할 수가 있습니다. 또한 어떤 관점에서 바라보느냐에 따라서 의도가 달라질 수가 있기 때문에, 표를 통해서 전달하고자 하는 메시지를 명확하게 표현할 필요가 있습니다.
지난 포스트에서 활용했던 아래의 표를 가지고서 예시를 말씀드리겠습니다.
| 구분 | 정규직 | 계약직 | 계 | ||||
| 박사 | 석사 | 학사 | 초대졸 | ||||
| ㈜가나다 | 남성 | 54 | 216 | 1,368 | 17 | 3 | 1,658 |
| 여성 | 73 | 202 | 726 | 16 | 22 | 1,039 | |
| 계 | 127 | 418 | 2,094 | 33 | 25 | 2,697 | |
| ABC Inc. | 남성 | 22 | 169 | 985 | 368 | 164 | 1,708 |
| 여성 | 26 | 117 | 443 | 289 | 215 | 1,090 | |
| 계 | 48 | 286 | 1,428 | 657 | 379 | 2,798 | |
이 표에서는 (주)가나다와 ABC Inc. 의 직원 구성현황을 보여주고 있는데요. 성별과 학력, 그리고 계약유형까지 너무나도 다양한 정보를 기업을 구분하여 보여주고 있습니다. 그렇기 때문에, 별다른 설명이 없다면 보는 사람마다 서로 다르게 이해할 수 있기 때문에 명확한 메시지를 동반해서 설명해주어야 합니다.
보고서의 목적에 따라 표의 정보를 다양하게 해석할 수 있는데요. 예를 들어 (주)가나다에서 계약직을 추가 채용하기 위해 보고서를 작성하는 경우라면 이렇게 작성할 수 있겠습니다.
(물론 임의의 데이터를 통해 예시를 설명하기 때문에 적절하지 않을 수 있지만) 다른 기업과의 비교를 통해서 계약직 활용을 확대해야 한다는 메시지를 전달하고, 그 근거가 되는 데이터를 표를 통해 보여주는 형식을 띠고 있습니다.
또한, 표에 포함된 다양한 데이터 중에서 메시지의 근거가 되는 부분을 하이라이트함으로써 보고 받는 사람으로 하여금 집중해서 볼 수 있게 하는 표현방식을 활용하면 더 효과적이라고 할 수 있습니다.
실제 보고서에 활용한다면 데이터를 더 상세히 분석해서 메시지에 표현한 계약직 비중과 매출액 등을 같이 포함해서 설명한다면, 지금의 예시보다 탄탄한 근거가 될 수 있겠습니다.
이번에는 같은 데이터를 활용해서, ABC Inc. 입장에서 R&D 역량강화를 위해 연구인력을 확충해야 한다는 보고서를 작성할 경우의 예시를 보여드리겠습니다.
이렇게 같은 데이터나 표를 활용하더라도 어느 부분에 포인트를 두고 메시지를 전달하느냐에 따라서 매우 다르게 보일 수 있기 때문에, 보고서의 목적에 따라 메시지를 결정하고 이를 뒷받침하는 표를 활용할 필요가 있습니다. 물론, 얼마나 정확한 데이터를 수집하고 잘 분석하냐가 선행되어야 한다는 점도 꼭 기억하셔야 합니다.
2. 표를 더 잘 보이게 하는 Tip
위에 예시에서 파란색 원으로 특정 영역을 강조한 것과 같이 표에서 전달하고자 하는 의미를 잘 보이게 하는 여러 가지 방법들이 있습니다. 뿐만 아니라 표 자체를 깔끔하게 작성함으로써 더 가시성을 높이는 방법들도 있는데요. 제가 사용하는 몇 가지 Tip들을 공유드리겠습니다.
1) 숫자는 우측 정렬을 하자.
표의 데이터 중 숫자는 우측 정렬을 하는 것이 일반적입니다. 그 이유는 무엇일까요?
눈에 익숙한 방식이라는 것도 있지만, 근본적인 이유는 비교가 용이하기 때문입니다. 문자와는 달리 숫자의 경우 자릿수가 달라지면 크고 작음이 명확하게 드러나기 때문에, 우측으로 정렬하고 자릿수의 차이를 보여줌으로써 가시적으로 크고 작음을 나타내는 방식을 사용하는 것입니다. 위에 예시로 설명한 표에서도 확인하실 수 있듯이 자릿수만으로도 큰 숫자들이 눈에 들어오는 것을 알 수 있습니다.
2) 강조하고 싶은 영역은 하이라이트를!
위의 표 예시에서도 활용한 방법처럼 특정 영역을 강조해야 하는 경우에는 도형이나 색 등을 활용해서 하이라트를 주는 것이 명확한 전달에 효과적입니다.
표에 나타난 데이터/정보들의 경우에는 위 방식대로 하면 되지만, 표에 나타나지 않는 정보들에 대해서 핵심적으로 다루어야 하는 경우도 있는데요. 예를 들어, 월별 매출변동에 대한 표를 활용할 때 이런 방식으로 변화추이를 전달할 수 있습니다.
3) 범례를 구분하라
2) 번에서 예시로 보여드린 표처럼, 데이터와 범례를 구분해서 보여주면 가시성이 더 높아질 수 있습니다. 셀의 배경색을 변경한다던지, 글자의 두께/크기를 조정하거나 표의 테두리를 활용해서 구분할 수 있습니다.
범례는 데이터의 속성 또는 의미로도 해석될 수 있기 때문에, 데이터가 의미하는 바를 명확히 전달하기 위해서는 먼저 어떤 기준으로 구분되어 있는지를 이해시킬 필요가 있습니다. 그런 이유로 범례를 구분하는 것도 중요하다고 할 수 있습니다.
4) 테두리를 활용하라
표의 특성상 여러 개의 셀들이 모여서 만들어지는 구조이기 때문에, 각 셀들을 어떻게 구분해서 보여주는지를 테두리를 통해서 조절할 수가 있습니다. 개인마다의 취향 차이일수는 있으나, 저는 표를 작성할 때 구분해야 하는 영역은 테두리를 굵게 해서 명확히 구분하고 유사영역 간에는 희미한 테두리로 구분하는 것을 선호합니다. 이렇게 되면 유사한 데이터 간에 그룹핑이 되어 상호 비교가 명확해 보인다고 생각하기 때문입니다.
또한, 표의 양 옆의 테두리는 지우는 편인데 문서가 답답해 보이지 않게 하기 위함입니다. 이 내용들을 종합해서 처음으로 예시를 들었던 기업별 직원정보 테이블에 적용을 해보면 다음과 같이 되는데요. 여러분들이 느끼시기에는 어떤 표가 더 눈에 잘 들어오시나요?
3. 표 활용시 다시 한번 확인해봐야 하는 것들
마지막으로, 다시 한번 더 확인해야 하는 것들에 대해서 말씀드리겠습니다. 보고서 검수시 오탈자를 확인하는 것처럼 작성된 표의 경우에도 재확인을 해야하는데요. 물론 기업마다 작성되는 보고서의 양식에 따라 다를 수 있지만, 일반적으로 체크해봐야할 항목들을 공유드리니 체크해보시기 바랍니다.
- 제목 및 번호 작성 : 보고서 형태에 따라서 (특히 연구보고서, 논문 등) 테이블 별로 제목과 번호를 작성하는 경우가 있습니다.
- 단위 표시 : 데이터들을 주로 포함하고 있기 때문에, 각각 데이터별 단위를 반드시 명기해야 정확히 이해할 수 있습니다.
- 단차 확인 : 숫자를 다루는 경우 반올림 등으로 인해 개별 숫자의 합과 총계가 다른 경우가 발생할 수 있습니다. 데이터 신뢰도를 위해서라도 단차를 확인하고 조정할 필요가 있습니다.
표를 활용하는 목적과 방법, 팁 등을 두 개 포스트에 걸쳐서 말씀드렸습니다. 반복적으로 말씀드리기는 했지만, 표는 단순히 많은 정보를 가시성 있게 전달하기 위한 방법일 뿐입니다. 가장 중요한 핵심은 메시지이고, 이 메시지를 뒷받침할 데이터들을 분석한 결과임을 잊지 않으시기를 당부드립니다.
핵심들이 준비된 이후 이를 효과적으로 전달하기 위해 표를 활용하실 때에는 가시성에 중점을 두고 어떻게 시각적으로 구조화해서 포인트를 강조할 것인지를 고민해 보시면 보고서에 적합한 표를 활용하실 수 있을 것이라고 생각합니다.