안녕하세요, 이번 포스트에서는 보고서 작성 시 표를 어떻게 활용하는지에 대해서 말씀드리려고 합니다.
보고서를 작성할 때 중요한 것은 논리적인 스토리 라인, 쉽게 이해되는 문장, 적합한 단어 등 너무나도 다양한 요소들이 있습니다. 하지만 보고서의 화룡점정은 바로 가독성에 있다고 생각합니다. 가독성을 높이기 위해 단락의 간격을 활용하는 방법을 지난 포스트에서도 말씀드렸는데요. 또 다른 방법 중 하나로 적절한 표 활용에 있다고 생각합니다.
표를 활용함에도 디테일한 부분을 어떻게 작성하느냐에 따라 고수의 보고서를 판단할 수도 있는데, 이와 관련한 노하우들을 말씀드리겠습니다.
0. 표는 왜 활용하는 것일까?
Word나 PPT와 같은 형식을 가리지 않고 다양한 보고서에서 표를 많이 활용하고 있습니다. 왜 보고서에서 표를 많이 활용하고 있을까요?
먼저, 보고서라는 것이 결국에는 나의 주장을 전달하는 것이 목적이기 때문입니다. 주장에는 이를 뒷받침하는 근거가 있어야 하고, 근거를 일목요연하게 설명할 수 있어야 하기 때문입니다.
근거로서는 문장으로 설명할 수 있는 정성적인 근거들도 있지만, 더 객관적이고 신뢰도를 높이기 위해서는 수치화된 정량적인 근거들을 활용하는 것이 효과적입니다. 수치화된 근거들을 일목요연하게 설명하기 위해서는 수치가 의미하는 바를 명확하게 구분해서 보여주어야 하기 때문에 더욱이나 표를 활용할 필요가 있는 것입니다.
즉, 표를 활용하는 가장 중요한 이유는 바로 보고서의 가독성을 높이기 위해서라고 생각합니다.
문서 형태로 존재하는 보고서의 특성상, 메시지를 효과적으로 전달하기 위해서는 보고서를 읽는 사람이 수월하게 읽을 수 있어야 하고 메시지를 명확하게 이해할 수 있어야 하는데요. 이러한 측면에서 보고서의 가독성이 중요한 것이고, 가독성을 높이기 위해서 필요할 때 표를 활용하는 것입니다.
표를 활용해서 가독성을 높이는 여러 가지 포인트들이 있겠지만 저는 다음 세 가지를 주요 포인트라고 생각합니다.
첫째, 숫자의 의미를 전달한다.
가장 보편적으로 표를 활용하는 경우는 통계자료와 같이 수치화된 데이터를 사용하여 메시지를 전달하는 경우라고 생각합니다. 수치화된 데이터만큼 주장의 근거로 활용하기 좋은 것이 없는 만큼 많이 활용될 수밖에 없는데요.
범례(구분되는 항목) 별로 수치를 보여주어야 하는 경우에는 당연하게도 표를 활용하는 것이 훨씬 깔끔하고 가독성이 좋다고 할 수 있습니다.
| (단위:억원) | ||||||
| 사업팀 | 1분기 실적 | 2분기 실적 | ||||
| 매출 | 영업이익 | 이익률 | 매출 | 영업이익 | 이익률 | |
| A사업팀 | 30.3 | 2.6 | 8.7% | 37.7 | 3.4 | 9.1% |
| B사업팀 | 20.9 | 1.9 | 9.2% | 16.8 | 1.1 | 6.8% |
| C사업팀 | 15.8 | 1.7 | 11.0% | 26.1 | 2.7 | 10.5% |
| 계 | 67.0 | 6.3 | 80.6 | 7.3 | ||
물론, 변화하는 추이나 단순 비교의 경우에는 차트를 활용하는 것이 더 효과적일 수 있습니다. 하지만 데이터의 구조가 복잡하거나 범례 항목이 많은 경우에는 표를 활용하는 것이 더 효과적일 수 있습니다.
예를 들어, 아래와 같이 두 개 기업의 임직원 정보를 요약한 현황을 표로 정리한다고 한다면 표 하나를 두고 다양한 메시지를 전달할 수 있습니다.
1) 두 회사의 임직원 수는 비슷하다. 2) 가나다 주식회사의 평균학력이 ABC에 비해 더 높다. 3) ABC는 계약직 비중이 상대적으로 높다 등 표 하나를 가지고 동시에 여러 메시지를 전달할 수 있습니다.
| 구분 | 정규직 | 계약직 | 계 | ||||
| 박사 | 석사 | 학사 | 초대졸 | ||||
| ㈜가나다 | 남성 | 54 | 216 | 1,368 | 17 | 3 | 1,658 |
| 여성 | 73 | 202 | 726 | 16 | 22 | 1,039 | |
| 계 | 127 | 418 | 2,094 | 33 | 25 | 2,697 | |
| ABC Inc. | 남성 | 22 | 169 | 985 | 368 | 164 | 1,708 |
| 여성 | 26 | 117 | 443 | 289 | 215 | 1,090 | |
| 계 | 48 | 286 | 1,428 | 657 | 379 | 2,798 | |
하지만 이 표 자체를 차트 형태로 단순 변환한다고 한다면, 굉장히 지저분한 차트가 그려질 것입니다. 차트를 활용하기 위해서는 특정 메시지에 집중해서 분석을 할 필요가 있겠습니다.
즉, 종합적인 현황에 대한 수치 정보를 전달할 때에도 표를 활용하는 것이 효과적입니다. 많은 정보를 명확하게 전달할 수 있기 때문입니다.
둘째, 구분된 영역별 내용을 전달한다.
단순할 수 있겠지만, 전달해야 하는 항목과 내용들이 많은 경우에는 표 형태로 작성하는 것이 가독성을 높일 수가 있습니다. 표라는 것이 시각적으로 행과 열을 구분하여 내용을 작성하는 것이기 때문에 다양한 영역의 내용을 명확하게 나누어 전달하기에 용이한 것입니다.
예를 들어 월별 매출/영업이익을 정리해야 한다고 했을 때,
1월 : 매출액 12.2억, 영업이익 0.8억,
2월 : 매출액 9.8억, 영업이익 0.8억,
...
12월 : 매출액 10.7억, 영업이익 1.1억
이렇게 문장으로 하나하나 작성하는 것보다는 표로 정리하는 것이 한눈에 파악하기가 쉽습니다.
| 구분 | 1월 | 2월 | 3월 | 4월 | ... | 11월 | 12월 |
| 매출액 | 12.2억 | 9.8억 | 10.4억 | 16.3억 | ... | 11.4억 | 10.7억 |
| 영업이익 | 0.9억 | 0.8억 | 1.0억 | 1.3억 | ... | 1.1억 | 1.1억 |
좀 더 복잡한 경우에도 마찬가지입니다. 행과 열이 있다는 것은 매트릭스 구조를 가지고 있다는 것이고, 이를 잘 활용하면 표를 통해 계층 구조도 효과적으로 표현할 수가 있습니다. 따라서 매트릭스나 계층 구조의 데이터를 정리/전달하는 경우에도 표를 활용하는데요. 다음의 예시를 통해 추가적으로 말씀드리겠습니다.
예를 들어 조직 정보를 정리해야 하는 경우라고 한다면, 아래와 같이 글보다는 표가 한눈에 내용을 파악하기에 용이합니다. 조직에 맵핑되는 보직간부 정보를 매트릭스 구조로 표현하고, 하위 부서에 대한 계층 구조를 표현해야 하는 내용이기 때문에 앞서 말씀드린 이유와 같이 표를 활용하는 것입니다.
- 재무팀(김재무 팀장) : 회계파트(이회계 파트장), 채권파트(박채권 파트장), IR파트(정공시 파트장)
- 구매팀(정구매 팀장) : 제품파트(강제품 파트장), 용역파트(주용역 파트장)
- 인사팀(최인사 팀장) : 채용파트(나채용 파트장), 양성파트(하양성 파트장), 지원파트(조지원 파트장)
- 영업지원팀(고영지 팀장) : 제안파트(성제안 파트장), 빌링파트(김빌링 파트장)
| 팀명 | 팀장 | 파트명 | 파트장 |
| 재무팀 | 김재무 팀장 | 회계파트 | 이회계 파트장 |
| 채권파트 | 박채권 파트장 | ||
| IR파트 | 정공시 파트장 | ||
| 구매팀 | 정구매 팀장 | 제품파트 | 강제품 파트장 |
| 용역파트 | 주용역 파트장 | ||
| 인사팀 | 최인사 팀장 | 채용파트 | 나채용 파트장 |
| 양성파트 | 하양성 파트장 | ||
| 지원파트 | 조지원 파트장 | ||
| 영업지원팀 | 고영지 팀장 | 제안파트 | 성제안 파트장 |
| 빌링파트 | 김빌링 파트장 |
이렇게 표를 활용해서 내용을 정리하게 되면, 조직 간 상하 계층관계도 이해하기 용이하고 각 조직별 보직간부도 한눈에 확인할 수 있다는 장점이 있는 것입니다.
셋째, 항목 간의 내용을 비교한다.
앞의 두 가지 이유와 연결되는 부분이라고 할 수 있습니다. 여러 항목을 명확히 구분해서 내용을 전달할 수 있기 때문에 항목 간의 내용을 비교하는 경우에 표를 활용하는 것이 좋습니다.
앞에서 예시를 들었던, 기업별 임직원 정보도 (주)가나다와 ABC Inc. 양 회사의 임직원 숫자를 비교해서 확인할 수 있는 것입니다.
또한 주로 활용되는 부분이 보고서에서 여러 개의 방안을 제시하고 선택해야 하는 경우에 활용할 수가 있습니다. 예를 들어서 송년회를 어떻게 운영할 것인지에 대한 보고서라면 다음과 같은 대안을 고민할 수 있습니다.
| 구분 | 사요나라 스시 | 니하오 반점 |
| 장점 | - 도보 5분거리로 접근성이 용이 - 음식의 가성비가 좋음 |
- 별도 분리공간(룸) 예약 가능 - 콜키지 무료 |
| 단점 | - 홀만 이용가능하여 다소 시끄러움 - 콜키지 비용 있음 |
- 3km 거리로 자차/대중교통 이용 필요 - 코스 메뉴로만 주문 가능하여 가격이 다소 높음 |
이렇게 다수의 항목을 장/단점 또는 별도의 공통된 기준으로 내용을 정리하게 되면, 각 기준별로 비교가 쉽기 때문에 표를 활용하는 것이 좋다고 할 수 있습니다.
이번 포스트에서는 보고서에 표를 왜 활용하는지 그 이유에 대해서 말씀드렸습니다. 하지만 표는 효과적으로 메시지를 전달하기 위한 도구이기에 핵심은 어떤 메시지를 전달할 것인가이며, 표를 통해서는 메시지의 근거를 명확하게 전달하는 것에 중점을 두어야 합니다.
다음 기회에는 표를 활용할 때 메시지를 어떻게 전달해야 하는지, 또 표를 활용할 때에 참고할 팁은 무엇인지에 대해서 말씀드리도록 하겠습니다.