대학생활 경영학을 전공하면서,
무수히 많은 PPT를 만들고 발표를 했었다.
모든 과목마다 진행되는 조별 프로젝트,
중간평가와 피드백 그리고 최종발표까지
PPT 뿐 아니라 당시에는 핫했던 Prezi를 써가며
수많은 프레젠테이션을 해었기 때문에
입사 후 PPT 보고서를 만드는 것은 쉬울 줄 알았다.
하지만...
회사의 보고서는 PPT의 탈을 쓴 전혀 다른 무엇인가 였다.
도대체 뭐가 달랐던 걸까 ?
1) 보고서의 본질은 문서이다.
대학교 과제로 만들었던 PPT들을 생각해보면
① 청중의 눈을 집중하게 만드는 현란한 디자인
② 발표흐름에 따라 움직이는 애니메이션
또는
③ 발표자에게 집중하게 만드는 백그라운드 이미지 등
결론적으로 발표자의 말에 집중하게 만드는
보조장치에 가까운 결과물이었다.
(사실은 이러한 형태가 PPT의
본질적인 활용법이 맞다고 생각한다.)
하지만, 회사에서의 PPT는 ?
양식만 PPT로 만들었을뿐 결국 읽기 위한 하나의 문서에 가깝다.
물론 PPT를 띄워두고 말로써 설명할 수는 있겠으나
모든 이해관계자들을 대상으로 발표세션을 갖을 수 없으니
문서 자체로도 내용을 이해할 수 있는 수준으로 정리되어야 하는것이다.
2) 작성자와 보고자는 다르다.
회사에서 보고서를 작성하다보면
리뷰하고 수정하고 또 리뷰하고 또 수정하고
무수히 많은 버전과 최최최최종 버전까지
무한 뺑뺑이에 늪에 빠져버리는 경험을 했을 것이다.
기본적으로 회사는 의사결정체계 또는 보고체계를 갖고 있다.
심플하게는 실무자 - 팀장 - 경영진 구조이고
규모가 크거나 복잡한 경우에는
실무자 - 파트장 - 그룹장 - 팀장 - 사업부장 - 경영진의
복잡다단한 구조를 가지게 된다.
이런 보고체계하에서는
실무자가 상위자에게 보고하고,
상위자는 그 다음 상위자에게 보고하기 위해
자기가 보고할 수 있는 수준과 내용으로 리뷰하고 수정하고
그 다음 상위자는 또 리뷰하고 수정하고...
이러한 싸이클로 업무가 진행되기 때문에
보고과정이 길어지고 많은 피로도를 느끼게 되는 것이다.
결국 보고서를 작성하는 실무자 입장에서는
본인이 작성하는 보고서 이지만
보고자가 말하고자 하는 메시지를 잘 캐치해서
최종적으로는 팀장(보고자)이 경영진에 보고하는 것을 염두하고
보고자가 말하고자 하는 메시지를 잘 캐치해서 작성해야 하는 것이다.
궁극적으로는 보고자의 생각과 나의 생각의 싱크를 맞추는 것이
하나의 역량이자 경쟁력이 될 수 있다.
3) 보고는 기다려주지 않는다
보고를 하면서 첫 페이지부터 마지막 페이지까지
단 한번의 막힘없이 진행해 본 경험이 있나요 ?
과연 막힘없이 진행되는 보고의 빈도가 얼마나 될까요 ?
개인적인 생각으로는 50%도 되지 않을거라 생각한다.
일반적인 프레젠테이션들이(제안, 키노트, 컨퍼런스, 세미나... 과제들까지도)
내가 준비한 자료들을 나의 흐름에 맞추어 전달하고
마지막에 질의응답이나 피드백을 받는 식으로 진행되는데 반해
보고는 철저히 보고받는 사람에 따라 달라지기 때문에
진행하는 중간에도 질의사항 또는 지적을 받게 되고
심한경우에는 첫 페이지에서 넘어가지 못하는 경우도 다반사이다.
그렇기 때문에
성공적인 보고를 떠나, 보고하고자 하는 내용을 모두 전달하기 위해서는
보고 받는사람이 쉽게 이해할 수 있도록 명확한 표현과
수용할 수 있는 논리적인 전개가 뒷받침되어야 한다.
4) 정리하자면
발표자 중심으로 본인이 전달하고 싶은 메시지를 전달하고
발표의 효과를 배가시키는 용도의 프레젠테이션과 달리
보고서는,
문서 자체만으로도 누구나 이해할 수 있어야하고
실제 발표하는 사람이 말하고자 하는 바를 반영해야하며
궁극적으로는 보고받는 사람이 수긍하고 이해할 수 있는
그런 문서가 되어야 한다.
지난 글과 이번 글에서는 보고서가 왜 중요하고
그 특징에 대해서 생각을 정리해보았습니다.
앞으로 작성하는 글에서는
보고서를 작성하는 노하우를 중점적으로 다뤄보겠습니다.
※ 많은 분들의 고견과 인사이트를 같이 나누면 좋겠습니다 :)