1) 보고란 무엇인가 ?
직장생활을 하다 보면 실무를 수행하는 시간만큼이나 또는 그 이상으로
보고에 많은 시간이 소요되는 경우가 많이 발생한다.
도대체 보고가 무엇이길래 이렇게도 많은 시간과 노력을 쏟아야 하는 것일까?
조직에 속해서 업무를 수행하는 사람이라면 보고는 필연적으로 수행해야 한다고 생각한다.
기업은 이윤을 창출하기 위한 가치사슬을 설계하고
이를 실행할 수 있는 조직과 담당자를 구성하여 분업화된 형태로 업무를 수행하게 되는데
한 사람이 모든 일을 알고 챙길 수 없기 때문에
상하 간에, 상호 간에 업무적인 커뮤니케이션을 보고라는 형태로 진행하는 것이다.
예를 들어,
새로운 업무를 기획하여 진행하고자 할 때에는
"마케팅 활동의 결과를 체계적으로 관리하기 위해 새로운 CRM을 도입하고자 합니다.
따라서, 선진사 벤치마킹(기획팀)을 통해 필요한 기능/활동 등을 정의하고
적합한 솔루션을 검토(구매팀)하여 투자계획을 수립하도록 하겠습니다."
라는 식으로 상급자의 의사결정을 득하기 위한 보고를 진행하고
이후에는,
"현재 활용하고 있는 CRM은 수행한 마케팅 활동과 채널에 대한 이력관리만 가능한 상태이므로
마케팅 계획수립~채널관리~수행~성과관리 등 전체 마케팅 Cycle을 정의하고
Cycle에 따라 업무를 수행할 수 있는 시스템이 필요한 상태입니다.
각 유관부서에서는 위 목적에 맞추어 업무를 수행할 수 있는 담당자를 지정해 주시기 바랍니다."
처럼 협업부서에 업무를 요청하기 위한 공문(?) 또는 현황보고(?)를 진행하게 되는 것이다.
즉, 사람과 사람사이에서 필연적으로 대화/소통이라는 커뮤니케이션이 발생하는 것처럼
업무를 수행함에 있어 조직과 조직, 역할자와 역할자 사이에서 필연적으로 발생하는 것이 보고라 할 수 있다.
2) 보고서가 중요한 이유
보고서(報告書) : 어떠한 일의 과정이나 결과를 사람들에게 알리려고 쓰는 글
보고서는 어떤 일을 연구하여 밝혀진 내용이나, 업무에 대한 사항 등을 타인에게 보고하기위하여 작성하는 문서라 할 수 있는데요. 이처럼 보고서는 특정한 일에 관한 현황이나 그 진행사항 또는 연구, 검토결과 등을 보고하거나 건의하고자 할 때 작성하는 문서를 말한다. 보고는 법규나 규정, 상사의 지시, 명령 등에 의하여 구두 · 전화 · 서면 등의 방법으로 일정한 의사를 전달하거나 자료를 제출하는 것으로 일반적으로 상향적 정보흐름의 형태를 보인다.
출처 : [네이버 지식백과] 보고서 [report, 報告書] (예스폼 서식사전)
대화만큼 인간관계에 있어서 중요한 것이 또 있을까 ?
대화로 인해 서로 간에 우애와 애정이 생기기도 하고 오해와 불화가 생기기도 한다.
마찬가지다. 조직 간, 역할자 간에도 커뮤니케이션을 어떻게 하는지가 매우 중요하고
그중 가장 공식적이고 기록에 남는 보고서는 중요성을 강조하고 또 강조해도 모자람이 없다.
그러니 많은 직장인들이 보고서를 잘 작성하는 방법들을 찾아보고 배우고
보고서로 머리를 싸매고 고통받고 하는 게 아닐까?
직장생활을 하다 보면, 특히 기획자로 근무하다 보면 이런 이야기를 많이 듣는다.
"직장인은 보고서로 말한다.", "보고되지 않은 것은 일을 한 것이 아니다"
지나친 비약일 수도 있고, 실무는 내팽개치고 보고만 챙기는 프리라이더로 보일 수 있지만
나는 저 말에 전적으로 동의할 수밖에 없다.
모든 업무의 시작점이자, 중간과정 그리고 마지막 완결점인 보고서,
더 효과적이고 효율적인 커뮤니케이션을 위해, 조직의 성과를 위해서라도
정말 치열하게 고민하되 심플하게 작성할 필요가 있다.
앞으로 작성 할 글에서는 정답은 아닐지라도 나름대로의 노하우들을
정리해서 공유해 보도록 하겠습니다.
※ 많은 분들의 고견과 인사이트를 같이 나누면 좋겠습니다 :)