이번 글에서는 보고 시에 어떤 툴을 활용할 것인지를 선택하는 방법에 대해서 말씀을 드려볼까 합니다.
업무를 수행하다 보면 직무에 관계없이 크고 작은 보고들이 발생하게 됩니다. 보고를 해야 하는데 문서로 작성을 해야 할지, 메일로 내용을 정리해서 보내면 될지 또는 데이터를 보면서 같이 이야기를 해야 하는지 등등 너무나 다양한 케이스가 있다 보니 실무자 입장에서는 혼란스러울 수 있습니다.
저도 처음에는 빠른 판단이 되지 않아서 시행착오를 겪었었는데, 이 글을 통해서 조금이나마 도움이 되기를 바랍니다.
회사에서는 다양한 방식과 툴을 활용해서 커뮤니케이션을 수행하고 있고, 이 커뮤니케이션 중 하나가 보고라고 할 수 있습니다. 즉, 일반적으로 보고를 위해 활용하는 문서작성 툴(Document application)인 PPT, Word, 한글 등을 제외하고도 협업을 위해 활용하는 e-Mail, 메신저, Confluence 등 다양한 툴을 활용해서도 보고가 가능하다는 의미입니다.
다양한 툴 중에 보고의 내용이나 성격, 보고 받는 사람이 누구인지 등을 고려해서 효과적인 툴을 선택하는 것도 중요한 포인트입니다. 회사마다 분위기가 다르기 때문에 정답은 아닐 수 있지만, 저의 경우에는 어떠한 기준으로 툴을 선택하는지 말씀드리도록 하겠습니다.
1. 보고 시 활용하는 툴의 특징 및 장단점
Word, PPT, e-Mail, 메신저, Excel, 협업툴(Confluence) 등 다양한 툴을 활용해서 보고를 할 수 있다고 말씀드렸습니다. 각각의 툴의 특징이나 장단점을 고려해서 보고 툴을 선택해야 할 텐데요.
전적으로 저의 경험을 바탕으로 생각하는 특징과 장단점에 대해서 말씀드리겠습니다. (개인적인 의견이니 정답이 아닐 수 있습니다.)
위에 나열한 6개의 툴을 구분하자면 문서작성, 커뮤니케이션, 업무수행 3가지로 구분할 수 있습니다.
- 문서작성 : Word, PPT, 아래아 한글 등 Document를 생성하는 툴
- 커뮤니케이션 : e-Mail, 메신저 등 상호 간에 커뮤니케이션을 지원하는 툴
- 업무수행 : Excel, Confluence 등 실무를 수행하기 위한 툴
각 유형에 대해서 특징과 장단점을 간략하게 생각해 보면, 아래 표와 같다고 할 수 있습니다.
| 구분 | 문서작성 | 커뮤니케이션 | 업무수행 |
| 특징 | 정형화된 포맷, 문서로서 보관/공유 용이, 개조식 문장구성 |
시간/장소의 제약이 적음, 구어체 문장 구성, |
세부적인 업무 수행결과를 포함, 데이터/업무이력 등을 기록, |
| 장점 | 핵심 메시지 전달이 용이, 가독성 향상, 내용/문장의 정제 |
말 하듯 풀어서 작성되기 때문에 배경 및 히스토리 전달이 용이, 작성 및 공유가 빠름 |
실제 업무데이터를 활용한 의사결정이 가능 |
| 단점 | 디테일한 근거자료 포함이 어려움, 자료 작성 및 정제에 많은 시간 소요 |
핵심 메시지 분별이 어려움, 문서로서의 보관이 어려움 |
분석 로직에 대한 이해가 선결, 가독성이 낮음 |
| 활용처 | C레벨 보고서, 시장조사결과서, 제안서, 사업계획서 등 |
회의체 운영안, 회의록 등 | 모니터링 보고서, 현황분석 보고서 등 |
각 툴의 특징과 장단점을 고려해서 보고 대상과 콘텐츠에 따라서 툴을 선택할 필요가 있습니다. 상세 내용에 대해서는 이어서 말씀드리겠습니다.
2. 격식을 갖춰야 하는 경우에는 문서화한다.
이 글을 보시는 분들께서는 아직 보고가 익숙하지 않은 주니어 레벨이라고 가정하고 말씀드리자면, 우리가 보고해야 하는 대상으로는 선배, 업무리더, 부서장, 팀장, 사업부장, C레벨 등 너무나도 길고 복잡한 의사결정체계에 있는 모든 사람들이 될 것입니다.
저희 회사의 경우 팀장레벨부터 임원이기 때문에, 저는 보고 타깃이 팀장 이상인 경우 가급적이면 Word나 PPT를 활용해서 문서화하는 편입니다. (팀장의 경우 보고 내용에 따라 메일도 활용)
왜냐하면 임원레벨에서는 너무나도 많은 회의와 보고들로 인하여 최소한의 일정으로 의사결정을 받아야 하기 때문에, 가능하면 핵심내용을 효과적으로 전달할 수 있는 문서 형태로 보고를 하는 것입니다. 또한 임원이 의사결정하는 시기에는 실무에서 조율된 내용을 가지고 진행할 것인지에 대해서 의사결정을 하는 것이기 때문에 디테일한 내용보다는 핵심적인 내용과 방향성을 전달할 수 있는 문서 형태가 적절하다고 할 수 있습니다.
또한 여러 사람에게 내용을 전달하는 경우에도 문서화를 하는 편입니다. 유관부서에 안내/공지 등을 하는 경우에도 부서대부서로서 커뮤니케이션을 하는 것이기 때문에, 공문을 발송한다는 의미로 격식을 갖춘 문서로 전달하는 것이 효과적이라고 할 수 있습니다.
- 임원급 이상 상급자에게 보고하는 경우에는 핵심 메시지를 간결하게 전달하기 위해 문서화
- 타 부서에 공식적으로 안내/공지하는 경우에는 공문의 형태로 문서화
3. 단순 전달의 경우 메일/메신저를 활용
이메일이나 메신저와 같이 커뮤니케이션을 목적으로 사용되는 툴을 사용해서도 보고를 진행할 수 있습니다. 초반 글에서도 말씀드렸지만, 보고라는 것 자체도 업무상에 일어나는 커뮤니케이션 중 하나이기 때문이기도 합니다.
다만 이메일이나 메신저의 특성을 생각해 본다면, 프레젠테이션을 한다던지 의사결정을 받아야 하는 중요한 보고에는 활용하기가 어려운 것이 사실입니다.
하지만 쉽게 작성하여 공유할 수 있기 때문에, 신속하게 전달해야 하는 상황이라던지 문서화된 보고서를 첨부한 상태로 요약한 내용을 공유하는 경우에 활용하기 좋습니다.
- 회의 일정이나 결과 등을 단순히 정리하여 공유하는 경우에는 메일을 활용
- 보고 내용을 요약하여 간략히 공유할 때 메일을 활용(단, 보고문서는 첨부로 동봉)
- 추가적인 사실확인 및 이미 보고된 사항의 업데이트 등은 메일/메신저 등으로 간략히 진행
4. 구체적인 데이터나 상세 업무내용 공유가 필요한 경우 업무수행 툴을 활용
보고를 진행하는 과정에서 세부적인 데이터나 내용을 보고라인 상에 있는 상급자와 공유해야 하는 경우가 있습니다. 예를 들면, CEO 보고를 진행해야 하는 팀장이 세부적인 내용을 공부한다던지 또는 중요한 세션에서 대표로 발표를 해야 한다던지 하는 경우 등이 있습니다. 이러한 경우에는 보고자/발표자가 디테일한 부분까지 충분히 숙지하고 있어야 원활하게 진행이 되기 때문에, 실무자들이 분석하거나 업무에 활용하던 데이터와 내용들을 같이 리뷰하는 과정들을 거치게 됩니다.
저의 경우에는 데이터 분석 시에는 Excel, 업무 이력이나 자료들의 관리는 Confluence를 활용하고 있기 때문에 위의 상황에서는 업무수행 시 활용하는 Excel 파일이나 Confluence 페이지를 활용해서 리뷰를 진행하고는 합니다.
다만, 이것도 하나의 보고로 이해할 수 있기 때문에 상급자가 충분히 이해할 수 있도록 정제할 필요가 있습니다. 혼자서 작업할 때야 원하는 결과 값을 얻기만 하면 되기에 'Sheet1', 'Shee2' 등 생성되는 시트명을 그대로 사용하고 피벗이나 함수를 사용해 가며 결과 값을 도출해 내면 되겠지만, 공유하기 위해서는 남들이 보고도 어떤 과정으로 데이터가 분석되었는지를 이해할 수 있게 해주어야 합니다.
업무 내용도 마찬가지로 보고서는 아니지만, 마치 보고서처럼 전체적인 내용이 눈에 들어올 수 있도록 다시 한번 검토하며 정비할 필요가 있습니다.
- 상급자가 데이터와 업무내용의 이해가 필요한 경우에 활용
- 보고와 마찬가지이기 때문에, 상급자가 이해할 수 있도록 정비가 필요
사실 보고서라는 것은 결국, 내가 전달하고자 하는 메시지를 어떻게 잘 전달하는지가 핵심입니다.
그러다 보니 어떠한 툴을 사용하더라도 정형화된 보고서의 양식으로 만들어지는 경우가 있는데요. (예를 들면, 엑셀을 마치 PPT와 같이 사용해서 보고서를 작성하는..) 하지만 이는 매우 비효율적인 방법이라고 생각합니다. 같은 보고라도 타이밍이나 대상에 따라서 그 성격이 달라질 수 있기 때문에, 지금 해야 하는 보고가 과연 어떤 성격인지를 잘 생각해 보시고 그에 적합한 보고 툴을 선택하는 연습을 해보시기 바랍니다.