업무의 효율을 높일 수 있는 여러 단축키들을 소개하기 위해 이번 포스트를 준비했습니다. 사무직이라면 대부분의 업무가 컴퓨터를 활용하여 이루어지실 텐데요. 조금이라도 업무를 효율적으로 하기 위해서는 (또 전문적으로 보이기 위해서도) 단축키를 적극적으로 활용하는 것이 좋습니다.
MS오피스와 같이 주로 작업에 활용하는 툴들에 대해서는 이미 단축키들을 많이 알고 계실 텐데요. 그럼에도 조금은 생소하거나 낯설 수 있는 단축키들을 선별해서 소개해 드리겠습니다.
1. MS Windows 단축키
사무직의 가장 기본적인 업무 환경인 MS Windows! 아무리 다양한 애플리케이션들을 활용하면서 업무를 수행한다지만, 근간이 되는 운영체제인 MS Windows를 효과적으로 다룰 필요가 있습니다.
시스템적인 설정 측면의 단축키들이 대부분이긴 하지만, 그럼에도 회사에서 자주 활용될 수 있는 단축키들을 골라보았습니다.
| Windows 검색창 활성화 | Windows + S |
| 빠른 단축 아이콘 실행 | Windows + 숫자 |
| 바탕화면으로 전환(활성화된 창 모두 최소화) | Windows + D |
| 화면 잠금(잠금화면으로 전환) | Windows + L |
| 화면 캡처 실행 | Windows + Shift + S |
| 화면 분할 및 창 위치 이동 | Windows + 화살표 |
| Windows 탐색기 실행 | Windows + E |
| 이모지 창 실행 | Windows + 마침표(.) 또는 세미콜론(;) |
1) Windows 검색창을 활용한 애플리케이션 실행 (Windows + S)
메모장이나 계산기, Windows 설정 등 바로가기 아이콘으로 등록할 정도는 아니지만 자주 실행하게 되는 애플리케이션들이 있습니다. 경로를 찾아서 실행하거나 아이콘으로 등록해 둘 수도 있겠지만, Windows 검색창에서 검색해서 바로 실행하는 방식도 꽤나 편리하고 빠릅니다.
예를 들어, 'Windows + S'로 검색창을 활성화한 후 메모장(Notepad), 계산기(Calculator) 등을 검색해서 'Enter'로 실행할 수 있습니다. 마찬가지로 파워포인트나 엑셀 등 다양한 애플리케이션도 동일한 방식으로 실행할 수 있습니다.
2) 작업 표시줄에 고정된 애플리케이션 실행 (Windows + 숫자)
자주 사용하는 애플리케이션은 작업 표시줄에 고정해 두고 사용하실 텐데요. 마우스로 클릭하지 않고 단축키로도 바로 실행이 가능합니다. 작업 표시줄에 고정된 순서에 따라 'Windows + 숫자'로 실행할 수 있습니다.
위 그림에서 보시는 것처럼 작업 표시줄에 고정된 애플리케이션의 경우에는 좌측에서부터 1번으로 시작하여 'Windows + 숫자'키로 바로 실행하실 수 있습니다.
3) 활성화된 창을 최소화하고 바탕화면으로 전환 (Windows + D)
여러 개의 창을 띄워두고 업무를 하다가 바탕화면을 보려고 할 때 활성화된 창들을 하나하나 닫아본 경험들이 있으실 텐데요. 아무리 여러 개의 창이 활성화되어 있더라도 이 단축키 한 번이면 모든 창이 최소화되고 바탕화면을 바로 보실 수 있습니다. (사실 내 화면을 급하게 숨기고 싶을 때 더 유용한 단축키라고 할 수 있지요.)
4) 잠금화면(또는 화면보호기)으로 전환 (Windows + L)
회사에서 잠시 자리를 비울 때, 사생활 보호나 업무 보안을 위해서 잠금화면으로 전환을 해야 합니다. 화장실 갈 때나, 식사, 티타임 등 자리를 비우실 때는 간편하게 'Windows + L'로 화면을 잠그고 이동하시면 됩니다.
5) 화면의 일부분을 잘라서 캡처하기 (Windows + Shift + S)
화면 캡처가 필요할 때 PrintScreen키를 누르거나, 화면 캡처용 상용 SW를 사용하는 등 다양한 방법이 있습니다. Windows도 화면의 일부 범위를 지정해서 캡처할 수 있는 '캡처 도구'라는 애플리케이션을 제공합니다. 이 애플리케이션의 캡처 범위를 지정하는 모드를 실행하는 단축키입니다.
6) 화면을 분할하여 활성화된 애플리케이션들을 배치하기 (Windows + 화살표)
업무 수행 시 여러 개의 창을 동시에 열고 작업을 해야 하는 경우가 많이 있습니다. 한 화면에 여러 작업창을 배치하여 동시에 보고 싶을 때는 'Windows + 화살표'로 좌우 배치가 가능합니다. 좌우 화살표로는 화면의 좌우 분할배치가 가능하고, 상하 화살표로는 창의 최대화/최소화가 가능합니다.
이 외에도, 자주 사용할 수밖에 없는 Windows 탐색기를 실행하는 단축키는 'Windows + E', 이모지나 다양한 이모티콘을 입력할 때는 'Windows + 마침표(또는 세미콜론)를 활용하시면 됩니다.
2. 인터넷 브라우저/ Windows 탐색기
업무를 수행하기 위해 사용하는 업무 포탈을 포함하여 자료조사나 이메일 발송 등 인터넷 브라우저는 업무시간 중 활용 비중이 높은 애플리케이션입니다. 또한 로컬 PC에 저장된 파일을 실행하고 관리하기 위한 Windows 탐색기 역시 자주 사용 하실 텐데요. 인터넷 브라우저(Edge 또는 크롬)와 Windows 탐색기에서 활용하기 좋은 단축키들이 있습니다.
| 주소 입력창으로 이동 | Alt + D |
| 페이지 뒤로 이동 | Alt + 화살표(←) *크롬은 Ctrl |
| 페이지 앞으로 이동 | Alt + 화살표(→) *크롬은 Ctrl |
| 시작 페이지로 이동 | Alt + HoME |
| 새 창 만들기 | Ctrl + N |
| 새 탭 만들기 | Ctrl +T |
| 새 폴더 만들기 | Ctrl + Shift + N |
1) 웹 주소나 경로를 직접 입력할 때 (Alt + D)
인터넷 브라우저나 탐색기에서는 상단 주소창에 이동하고자 하는 페이지나 폴더의 경로를 직접 입력해서 이동할 수 있습니다. 이때 주소창을 선택하여 입력할 수 있도록 이동시키는 단축키가 바로 'Alt + D'입니다.
2) 웹페이지, 탐색기 상에서의 이동 (Alt + 화살표)
웹페이지나 탐색기에서 뒤로 가기, 앞으로 가기, 상위 폴더로 이동 등이 많이 발생하는데요. 이것 역시 단축키로 가능합니다. Alt 버튼과 함께 왼쪽 화살표는 뒤로 가기, 오른쪽 화살표는 앞으로 가기이고, 상위 폴더로의 이동은 위쪽 화살표입니다. 크롬의 경우에는 Alt가 아닌 Ctrl 버튼으로 가능합니다! (하지만 제일 효율적인 방법은 버튼이 있는 마우스를 사용하는 것이긴 합니다 ^^;)
3) 새 창, 새 탭, 새 폴더 만들기
웹 브라우저를 켜둔 상태에서 새로운 웹브라우저 창을 만들고 싶다면 'Ctrl + N', 같은 창 내에서 새로운 탭을 만들려면 'Ctrl + T'를 누르시면 됩니다. 탐색기에서 새로운 폴더를 만드실 때는 'Ctrl + Shift + N'입니다.
3. Office 단축키
사무직의 핵심 SW는 뭐니 뭐니 해도 MS Office입니다. Wrod, Power Point, Excel 등 Office 프로그램을 얼마나 잘 다루는지가, 그 직원의 역량이라고 볼 수 있을 정도로 업무 능력의 핵심이라고 할 수 있습니다.
Office 프로그램의 경우에는 Alt 버튼을 누르면 상단 메뉴바에 단축키가 보이게 되는데, 이를 통해 직관적으로 실행하고자 하는 메뉴를 찾아 실행할 수 있습니다.
예를 들면, 파워포인트에서 표를 삽입하고 싶을 때는 Alt를 누른 후, "삽입" 메뉴에 해당하는 'N'을 누르고 난 뒤 "표"에 해당하는 'T'를 누르면 표 삽입을 할 수 있다.
이외에도 너무나도 다양한 단축키가 존재하지만, 유용하게 활용할 수 있는 단축키 중 흔하게 알려지지 않은 단축키 몇 가지를 소개합니다.
| 텍스트 굵게, 기울이기, 밑줄 | Ctrl + B / I / U |
| 아래첨자 / 윗첨자 만들기 | Ctrl + = / Ctrl + Shift + = |
| 단어 단위로 삭제 | Ctrl + Backspace or Del |
| 폰트 크기 줄이기/키우기 | Ctrl + [ / ] |
| 행 순서 이동 | 범위 선택 후 + Alt + Shift + 화살표 |
| 메모 삽입 | Ctrl + Shift + M |
| 마지막 작업 반복 | F4 |
업무 효율을 높일 수 있는 단축키를 소개해드렸습니다. 이미 알고 계신 단축키들도 많이 계시겠지만, 몇 가지 단축키라도 새롭게 알아가시면 좋겠습니다.
아직은 단축키가 익숙하지 않아 사용하시기에 어색한 분들도 계시겠지만, 가능하면 일부러라도 단축키를 더 많이 활용해 보시려고 노력하며 익숙해지신다면 업무처리 속도가 조금씩 향상될 수 있을 것이라 장담합니다.