이번 포스트에서는 의사결정자 또는 상사들에게 잘 통하는 보고서, 속칭 팔리는 보고서는 어떻게 작성하는지에 대해서 이야기하려고 합니다.
직장생활을 하다 보면, 어떤 사람은 보고과정이 스무스하게 진행되고 별다른 피드백이 없거나 방향이 크게 바뀌지 않아 쉽게 쉽게 진행되는 것을 보실 수 있습니다. 반면에 어떤 사람은 보고서 작성과정에서부터 잦은 의견충돌이 발생하기도 하고 중간리뷰 과정도 험난하고, 막상 보고 시에도 의사결정자에게 받아들여지지 않거나 방향이 180도 바뀌어버리는 경우가 발생하는 것도 보실 수 있습니다.
도대체 둘의 차이는 무엇일까요? 이 둘에 차이에 대해서 같이 이야기해보고 싶어서 팔리는 보고서를 주제로 생각들을 정리해 보았습니다.
1. 팔리는 보고서가 뭘까?
팔리는 보고서는 무엇일까요? 물론 필드에서 사용되는 속칭이기는 합니다만, 의사결정자들이 받아들이게 만드는 보고서, 즉 보고서의 의견을 바잉(Buying)하게 만드는 보고서를 뜻합니다.
보고서도 그 목적이 다양하기는 하지만, 궁극적으로는 보고의 내용을 의사결정자가 그대로 받아들이고 이해하고 더 나아가서 보고서를 통해 제안하는 방안을 실행하기를 결정하게 하는 것이 주된 목적이라고 할 수 있습니다.
이러한 관점에서 생각해 본다면, 기획자 입장에서 보고서는 하나의 제안서와 마찬가지라고 생각할 수 있습니다. 보고서를 통해 자신의 의견을 의사결정자에게 셀링(Selling)하는 것이고 자신의 보고서가 바잉(Buying)될 수 있도록 논리와 근거를 가지고 보고서를 작성하는 것입니다.
결국 팔리는 보고서라는 것은 의사결정자들이 보고서를 수용할 수 있도록 논리와 근거를 가지고 탄탄하게 작성된 보고서라고도 할 수 있습니다.
2. 팔리는 보고서 작성방법
여러분이 서점에 가서 책을 고른다고 생각해 보시면 어떤 것을 기준으로 책을 고르시나요? 책의 내용? 문체? 저자? 프롤로그? 사람마다 다양한 기준들이 있겠지만, 일반적으로 자기가 먼저 관심 있는 카테고리의 도서가 비치된 곳으로 움직이실 겁니다.
그리고 제목, 저자, 출판사 등 표지에 드러난 정보들을 본 이후 프롤로그와 초반 몇 페이지를 읽어보고 책을 내려놓을지 더 읽어볼지를 결정하지 않으시나요?
보고서도 마찬가지라고 생각합니다. 결국 의사결정자가 판단하는 의식의 흐름에 맞추어 지속적인 관심을 일으켜야 하는 것입니다.
1) 의사결정자(경영진)의 관심 키워드를 사용하라
누구나 마찬가지로 자신이 최근 관심 있어하는 분야나 키워드가 보이면 좀 더 유심히 읽어보게 됩니다. 보고서도 마찬가지입니다. 의사결정자(경영진)가 최근 관심 있어하는 주제와 엮어내거나 관련 키워드를 사용하게 된다면 더 주의 깊게 살펴볼 확률이 높아집니다.
물론 보고의 주제라는 것이 어느 정도는 정해져 있는 것도 사실입니다만, 업무라는 것이 회사의 전략방향이나 경영목표와 Align 되어 진행되는 것이기 때문에 추진배경이나 목적에 있어서 만큼은 대부분의 업무가 어느 정도는 연관성이 있다고 할 수 있습니다.
예를 들어 회사의 주요 전략방향 또는 키워드가 AI라고 한다면, 다음과 같이 AI라는 키워드를 활용해서 보고서를 엮어 낼 수 있는 것입니다.
- 사업기획 : AI 비즈니스 진출을 위한 XX 사업기획안
- 사내 시스템 운영 : 사내 시스템에 신규 AI기술 도입, AI 적용을 위한 시스템 표준화
- 경영지원 : AI 기술을 활용한 임직원 지원체계 강화, AI를 활용한 업무 효율화
하지만 이런 키워드와는 정말로 무관하게 진행되는 업무라고 한다면, 모든 기업이 공통적으로 추구하고 있는 핵심 키워드를 활용할 필요가 있습니다. 바로 매출 증대, 이익 향상, 생산성 개선 등이 대표적이라 할 수 있습니다.
2) 경영진의 관심은 비즈니스(사업)이다.
회사의 각 조직의 조직장들이나 실무자 입장에서는 본인이 담당하고 있는 업무에 포커스 되어 있을 수밖에 없습니다. 예를 들면, 마케팅 조직은 마케팅 활동의 효과를 높이기 위한 활동들에 관심이 있을 것이고, 영업 조직은 판매량이나 수주실적, 생산부서는 출하량이나 수율 등 해당 조직의 KPI를 달성하는데 집중하는 구조입니다.
하지만 최종적인 의사결정을 하는 경영진 입장에서는 저런 활동들이 궁극적으로 비즈니스 실적에 어떻게 영향을 미치는지를 고려합니다. 즉, 모든 의사결정 시에 비즈니스 실적을 고려해서 의사결정한다는 것입니다.
만약 인사부서에서 경력직을 채용하기 위한 기획안을 보고한다고 하면 이 사람을 채용했을 때 우리 비즈니스에 도움이 되는지를 판단할 것이고, 설비투자를 준비하고 있다면 투자를 통해 기대할 수 있는 비즈니스 효과가 무엇인지를 고려해서 투자를 결정한다는 의미입니다.
때문에, 의사결정자들 입장에서는 보고받는 업무가 비즈니스에 어떻게 연관되는 것인지, 비즈니스 측면에서 고려해야 하는 사항은 무엇이고, 비용 대비 효과가 어떤지를 알고 싶어 합니다.
따라서 보고를 준비하는 실무자 입장에서도 경영진의 시각에서 각각의 업무를 바라보고 내용을 구성하는 것이 효과적이라 할 수 있습니다.
앞에서 말씀드린 경력직 채용을 예를 들어보자면,
신규 사업영역 진출, 사업경쟁력 확보, 기술경쟁력 확보 등 비즈니스 측면에서의 경력직 채용의 필요성을 먼저 어필하고, 채용해야 하는 규모, 향후 활용계획 그리고 예상되는 비용과 효과 등을 종합적으로 보고서에 담아야 하겠습니다.
3) 상대가 원하는 보고서를 팔아라
앞에 설명드린 내용들과도 이어지는 부분이지만, 상대가 원하는 보고서라는 건 관심 가는 주제에 대해서 내 생각과 비슷한 주장을 하는 보고서라고도 할 수 있습니다.
어느 누구나 마찬가지로 자신이 생각하는 것과 다른 주장을 펼친다면, 쉽게 수용하기 어렵고 반박하려고 합니다. 특히나 그 상대가 하급자라고 한다면 더 심한 경우도 발생할 수 있습니다. 따라서, 의사결정자가 생각하는 방향을 실행하기 위해 논리적으로 구성된 보고서가 잘 팔리는 보고서가 될 수 있습니다.
이는 기획자로서 어려운 일이 아닐 수 없습니다. 자신이 끊임없이 고민하면서 내린 결론과 생각을 주장해야 하는 입장으로서 의사결정자가 원하는 보고서를 작성해야 한다는 점이 모순적이라고 느끼실 수 있습니다.
참 어려운 부분이지만, 저는 그래도 나름의 요령으로 전략적인 접근이 필요하다고 생각합니다. 결국 의사결정자(경영진)의 결정에 따라서 기획한 업무를 실행할 수 있을지가 결정되기 때문에 큰 방향성에서는 의사결정자의 생각에 따라가면서도 세부적인 실행계획에서는 본인의 주장을 담아서 기획안을 끌고 가는 방식을 취하는 것입니다.
물론 아무리 생각하고 고민해도 의사결정자와 생각이 달라서, 설득하고 또 설득하는 방식도 꼭 필요한 일인 것은 맞습니다만 가능하다면 의사결정자와 코드를 맞추는 것이 좀 더 수월하게 일할 수 있는 방법이라고 생각합니다.
경영진의 생각이 이해가 되지 않고 합당하지 않다고 생각한다면, 부딪히고 토론하셔야 합니다. 무조건적으로 맞추라는 것이 아니라 같은 방향을 보면서 생각을 맞추기 위한 노력이 필요하다고 말씀드리는 점을 꼭 이해해 주셨으면 좋겠습니다.
장황하게 포스트를 작성하긴 했지만, 결론은 간단합니다. 팔리는 보고서는 사고 싶어지는 보고서입니다.
물건을 구매할 때에도 나의 취향을 저격하는 상품을 구매하시는 것과 마찬가지로, 의사결정자들은 자신이 관심 있는 주제에 대해서 생각했던 방향이나 아이템들을 보고받을 때 이를 수용(바잉)할 확률이 높아집니다.
따라서, 회사의 전략이나 경영방침 등 전체적인 방향성과 본인의 업무를 연결시켜 고민해 보시고, 의사결정자들이 무릎을 탁 칠만한 키워드와 함께 논리적인 보고서를 작성하신다면 적중률 높은 명사수가 되실 수 있으실 겁니다.